Se Acerca el Vencimiento del Plazo Máximo para Pagar la Prima de Servicios

De acuerdo al artículo 306 del Código Sustantivo de Trabajo, los empleadores tienen la obligación de pagar a sus empleados una prestación social denominada “prima de servicios” correspondiente a 30 días de salario por año, es decir, por cada año laborado se deberá reconocer 30 días de salario. Esta prima deberá reconocerse en dos pagos: la mitad a más tardar el 30 de junio y la otra mitad a más tardar los primeros veinte días de diciembre. El reconocimiento de este pago debe hacerse por todo el semestre trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado.

Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que todos los trabajadores que estén vinculados mediante un contrato de trabajo tienen derecho a la prima de servicios, incluyendo trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar, trabajadores por días o trabajadores de fincas y, en general, quienes sean considerados como trabajadores dependientes.

De acuerdo a lo anterior, a más tardar el 30 de junio del año en curso usted tendrá la obligación de realizar un pago equivalente a la mitad del salario mensual que perciban sus trabajadores, para aquellos que han laborado desde el 1 de enero o antes. Para aquellos trabajadores que iniciaron labores después del 1 de enero, se deberá pagar el valor proporcional que corresponda de acuerdo al tiempo laborado. En caso de que no efectúe el pago correspondiente antes de esta fecha, deberá pagar, como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retardo, hasta por 24 meses. Si transcurridos 24 meses, aún no ha efectuado el pago, deberá reconocer los intereses moratorios[1].

En caso de que tenga dudas frente a esta o cualquier otra obligación laboral, no dude en contactarnos.

[1] Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 65.

Normalizan Términos para Responder Derechos de Petición

El artículo 23 de la Constitución Política de Colombia reconoce el derecho que tienen los ciudadanos de presentar solicitudes y hacer peticiones a las autoridades, con el fin de obtener información sobre situaciones de interés general y/o particular. Adicionalmente, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece que existe la posibilidad de que los ciudadanos presenten peticiones también ante organizaciones privadas cuando sea necesario para garantizar sus derechos fundamentales. Estas peticiones deberán ser respondidas dentro del término que la ley señala. 

Al respecto, debe recordarse que en el marco de la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID-19, se expidió el Decreto legislativo 491 de 2020, que estableció una ampliación de dichos términos para dar respuesta a las peticiones. Así, las entidades públicas y privadas que recibieran derechos de petición tenían un plazo mayor para dar respuesta de fondo a las solicitudes que les fueran planteadas. Sin embargo, el pasado 17 de mayo, a través de la Ley 2207 de 2022, se derogó esta medida, por lo que los términos para dar respuesta a las diferentes peticiones vuelven a ser los señalados en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a saber:

  1. Para peticiones de documentos y de información, las entidades tendrán diez (10) días hábiles para dar respuesta contados desde la recepción de la petición. 
  2. Para las peticiones dirigidas a las autoridades sobre consultas frente a temas que están a su cargo, se tendrán treinta (30) días hábiles contados desde la recepción de la petición.
  3. Las demás peticiones que no se encuentren dentro de alguno de los supuestos anteriormente mencionados deberán resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

Para más información, no dude en contactarnos.

Guía Práctica: Depósito de Estados Financieros

El artículo 41 de la Ley 222 de 1995 establece que los estados financieros de las sociedades comerciales deben ser públicos, razón por la cual debe depositarse una copia de estos, junto con algunos documentos adicionales, en la Cámara de Comercio del domicilio social de la sociedad. De esta manera, la Cámara de Comercio podrá expedir una copia de los estados financieros a los terceros que lo soliciten y paguen los costos. Aquí resolvemos las dudas más frecuentes al respecto.

1.¿Quiénes están obligados a depositar esta información?

Todas las sociedades comerciales tienen la obligación de dar publicidad a sus estados financieros a través del depósito de los mismos ante la Cámara de Comercio del domicilio social de la compañía.

2.¿Esta obligación se cumple al renovar la matricula mercantil?

No, se trata de dos obligaciones diferentes. A pesar de que es necesario aportar cierta información financiera para poder renovar la matricula mercantil, esto no da cumplimiento a la obligación de depositar los estados financieros de la sociedad.

3.¿Qué información debe depositarse ante la Cámara de Comercio y cuál es el plazo para hacerlo?

El mencionado artículo 41 de la Ley 222 de 1995 establece que debe depositarse una copia de los siguientes documentos:

  • Los estados financieros de propósito general, que podrán ser básicos o consolidados[1], y que están conformados por:
    • El balance general,
    • El estado de resultados,
    • El estado de cambios en el patrimonio,
    • El estado de cambios en la situación financiera, y
    • El estado de flujos de efectivo.

  • Las notas a los estados financieros, y
  • El dictamen del revisor fiscal, si la sociedad cuenta con uno.

Adicionalmente, el artículo 41 establece que el plazo para realizar este depósito es dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados los estados financieros.

4 ¿Los estados financieros deben cumplir con algún requisito?

Los estados financieros se deben elaborar de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Adicionalmente, el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 establece que los estados financieros deberán estar certificados por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado. Esta certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros contables de la sociedad y cumplen con los requerimientos de los marcos técnicos normativos aplicables.  

Además de lo anterior, los estados financieros pueden presentarse en fotocopia simple o autenticada y deberán ser nítidos para que su contenido pueda ser consultado sin inconvenientes. Adicionalmente, se debe indicar el nombre y fecha de los documentos que se depositarán y estos documentos deberán estar suscritos por el representante legal de la sociedad y por el contador público que preparó los estados financieros o el revisor fiscal, en caso de que la sociedad cuente con uno.

5. ¿Cómo se realiza el depósito de esta información?

Se debe realizar el proceso de inscripción de los documentos mencionados anteriormente ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad y podrá hacerse de forma virtual o presencial, dependiendo de los servicios ofertados por la Cámara de Comercio que corresponda. Para esto, deberá presentarse una carta firmada por el representante legal de la sociedad en la que se manifieste que se realizará el depósito de los estados financieros y deberá realizarse el pago que corresponda por la inscripción de estos documentos.

6. ¿Existe alguna excepción a esta obligación? 

El artículo 41 establece que las distintas entidades que ejercen inspección, vigilancia y control podrán establecer casos en los cuales no se exija el depósito de esta información o se requiera un medio de publicidad adicional. A respecto debe recordarse que, por regla general, esta entidad es la Superintendencia de Sociedades, quien no ha establecido ninguna excepción o requisito adicional frente a esta obligación. Sin embargo, dependiendo del sector económico en el que se desarrolle la actividad de la sociedad, la entidad que vigila podrá ser diferente y podrían existir excepciones o requisitos adicionales. (Ej. la Superintendencia Financiera inspecciona y vigila a aquellas sociedades que desarrollan actividades que implican el manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público).

Por otra parte, este artículo establece que, en aquellos casos en los que las sociedades ya hayan depositado los estados financieros en Ia Superintendencia de Sociedades, ya sea por solicitud de esta entidad o porque están obligadas a presentar ante esta superintendencia sus estados financieros anualmente, no es necesario que sean depositados también en la Cámara de Comercio.

7. ¿Qué sucede si no se cumple con esta obligación?

La Superintendencia de Sociedades[2] ha establecido que la no preparación y difusión de los estados financieros puede dar lugar a que se impongan multas hasta de 200 salarios mínimos legales mensuales. Adicionalmente, los administradores y el revisor fiscal serán responsables por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.

En caso de que tenga dudas frente a esta o cualquier obligación de su sociedad, no dude en contactarnos.

[1] Superintendencia de Sociedades, Oficio 340-036460 del 2 de agosto de 2004

[2] Superintendencia de Sociedades, Oficio No. 220-51734.

Eliminado Requisito de Pre-Rut para Crear Empresa en la Cámara de Comercio de Bogotá

Uno de los requisitos indispensables para crear una sociedad, abrir sucursales de una sociedad extranjera o inscribir entidades sin ánimo de lucro, es el diligenciamiento de un borrador del Registro Único Tributario – RUT, conocido como “pre-RUT” y su presentación ante la Cámara de Comercio. En este formulario se encuentra toda la información que permite la identificación de la persona jurídica y de las personas naturales que la conforman. Sin embargo, con la finalidad de simplificar y agilizar este proceso, la Cámara de Comercio de Bogotá y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) acordaron eliminar este requisito.

El diligenciamiento y presentación de este formulario “pre-RUT” representaba un proceso adicional pues debía ser revisado y aprobado por los funcionarios de la DIAN, lo cual implicaba un tiempo de espera mayor en la generación de la matricula mercantil. Sin embargo, gracias a esta decisión de eliminar el “pre-RUT”, ahora sólo es necesario diligenciar el formulario del Registro Único Empresarial y presentarlo ante la Cámara de Comercio de Bogotá de forma virtual o presencial, junto con los demás formularios y documentos exigidos según el tipo de empresa que se quiera crear. Una vez se presente esta solicitud, se obtendrá de forma automática e inmediata el Número de Identificación Tributaria - NIT, sin que se requiera ningún proceso adicional.

Es de resaltar que la eliminación de este requisito aplica únicamente para la Cámara de Comercio de Bogotá, es decir, en la ciudad de Bogotá y en los municipios de Cundinamarca en los que tiene jurisdicción. Sin embargo, se espera que en un futuro cercano más Cámaras de Comercio se unan a esta decisión con el fin de simplificar este trámite en todo el país.

En caso de que requiera más información, no dude en contactarnos.