Implementación de Indicadores sobre Deterioro Patrimonial y Riesgo de Insolvencia

Recientemente la Superintendencia de Sociedades se refirió a la obligación de implementar los indicadores sobre deterioro patrimonial y riesgo de insolvencia en el análisis de la información financiera de las sociedades. Al respecto, recordó que, de acuerdo a lo establecido en la Ley 2069 de 2020 y en el Decreto 1378 de 2021, los administradores de las sociedades comerciales tienen la obligación de monitorear los estados financieros, la información financiera y las proyecciones de la sociedad. Así mismo, tienen la obligación de determinar si los indicadores establecidos en el mencionado Decreto 1378 sobre deterioros patrimoniales y riesgos de insolvencia son aplicables a la sociedad, de acuerdo con su modelo de negocio y el sector comercial en el que desarrolla su objeto social. Si estos indicadores son aplicables, su implementación es obligatoria y hacerlo demuestra la debida gestión de los administradores sociales. Así, en caso de que no sean implementados cuando existe la obligación de hacerlo, se tendrá como un incumplimiento de los deberes de los administradores, quienes podrán llegar a ser responsables por los perjuicios que se causen a la sociedad, a los socios o a terceros por dicho incumplimiento.

Adicionalmente, la superintendencia estableció que, una vez se implementen y analicen estos indicadores, se podrá llegar a las siguientes conclusiones: (i) que no existe deterioro patrimonial ni riesgo de insolvencia, (ii) que existe tanto deterioro patrimonial como riesgo insolvencia, (iii) que existe deterioro patrimonial pero no riesgo de insolvencia, o (iv) que no existe deterioro patrimonial pero sí riesgo de insolvencia. Además, precisó que la implementación de estos indicadores no es una simple formalidad, pues los resultados de la medición deben ser compartidos con el máximo órgano social (asamblea de accionistas o junta de socios). Esto, con el fin de que este órgano conozca claramente la situación y riesgos de la empresa y pueda adoptar las decisiones que considere procedentes basándose en la información entregada por los administradores.

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Supersociedades Expide Guía sobre Conflicto de Intereses

Recientemente la Superintendencia de Sociedades expidió una guía sobre el conflicto de intereses en el que pueden verse involucrados los administradores de una sociedad y la forma en la cual deben actuar en caso de que esto suceda. Al respecto, la superintendencia recuerda que, a la luz del artículo 22 de la Ley 222 de 1995, tienen el carácter de administradores: (i) el representante legal, (ii) los miembros de juntas o consejos directivos, (iii) el liquidador, (iv) el factor, y (v) quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan funciones de administración. Adicionalmente, la jurisprudencia de esta superintendencia ha entendido que los suplentes de las personas anteriormente mencionadas cuando actúen en tal calidad ante ausencias temporales o definitivas de los principales también serán considerados como administradores. Por último, le Ley 1258 de 2008 establece que aquellas personas que no sean administradores de una SAS pero que se inmiscuyan en actividades de gestión, administración o dirección de la sociedad, también deberán dar cumplimiento a las responsabilidades propias de los administradores y podrán ser sujetos de las sanciones aplicables a estos.

Adicionalmente, la superintendencia recuerda que el actuar de los administradores debe regirse por los principios de buena fe, lealtad y diligencia de un buen hombre de negocios y explica cada uno de estos conceptos. Es por esta razón que los administradores deben abstenerse de participar en actividades en interés personal o de terceros que impliquen competencia con la sociedad, pues esto implicaría un conflicto de intereses. Se entiende que existe un conflicto de interese cuando la objetividad de los administradores en la toma de decisiones puede verse afectada pues concurren los intereses de la sociedad y del administrador o terceros a los que pueda querer favorecer, como sucede en el caso de que quiera contratar consigo mismo o con sociedades representadas o controladas por parientes suyos.

De acuerdo a lo anterior, en caso de que el administrador se encuentre ante un conflicto de intereses o competencia con la sociedad, deberá obtener la autorización del máximo órgano social para poder adelantar la actividad pretendida siempre y cuando no se perjudiquen los intereses de la sociedad. Para esto deberá convocar a este órgano social y deberá exponer toda la información relevante para que se tome una decisión al respecto. Por último, esta autoridad reitera que en caso de que el administrador no se abstenga de participar ante las situaciones anteriormente mencionadas, las personas interesadas y el Ministerio Público, podrán solicitar: (i) la nulidad absoluta de los actos ejecutados, (ii) la restitución de las cosas a su estado anterior, (iii) la condena del administrador a indemnizar los perjuicios que haya causado, y (iv) la imposición de multas pecuniarias o sanciones como la inhabilidad para ejercer el comercio. De igual forma, existe la posibilidad de que el juez competente decrete de oficio las medidas anteriormente mencionadas, es decir, sin que se requiera la solicitud de algún interesado, cuando sea evidente que estos actos fueron ejecutados en violación a los deberes de los administradores.

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Solicitudes de Registro o Transferencia de Signos Distintivos de Grupos Empresariales

El pasado 5 de agosto de 2022 la Superintendencia de Industria y Comercio expidió la Resolución 51804 de 2022 mediante la cual adiciona a su Circular Única disposiciones relacionadas con las solicitudes de registro y transferencia de signos distintivos de personas jurídicas que pertenecen a un mismo grupo empresarial. Al respecto, establece que cuando esta entidad realice el examen de registrabilidad de las marcas debe tener en cuenta si los antecedentes que impiden el registro o transferencia del signo pertenecen al mismo grupo empresarial del solicitante, caso en el cual el registro no se entenderá como una afectación a los derechos de un tercero. (Al respecto, debe recordarse que existe grupo empresarial cuando: (i) hay una situación de control, es decir, el poder decisorio de la compañía depende de la voluntad de otra u otras personas y, (ii) cuando existe unidad de propósito y dirección entre los miembros del grupo empresarial. Respecto a este último requisito la Supersociedades ha establecido que se refiere a que todas las sociedades persiguan un mismo objetivo que ha sido fijado por la sociedad controlante sin que esto obste para que cada una de las sociedades desarrollen de forma individual su objeto social y actividades.)

Para estos casos, la resolución establece que es deber de los solicitantes informar a la superintendencia sobre el grupo empresarial al que pertenece. Sin embargo, en el caso de que el solicitante sea una persona extranjera, deberá aportar: (i) una declaración firmada por el representante legal del solicitante o por cualquiera de los representantes legales de las sociedades miembro del grupo empresarial, en la que se exponga la unidad de propósito y dirección existente, y (ii) un documento expedido por la autoridad competente del país al que pertenece la persona extranjera en el que también se especifique cuál es la unidad de propósito y dirección existente entre los miembros del grupo empresarial. Por último, es importante tener en cuenta que esta resolución entrará a regir a partir del primero (1) de septiembre del año en curso.

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Conozca la Nueva Regulación sobre Teletrabajo

El pasado 18 de julio de 2022 entró en vigencia el Decreto 1227 de 2022 mediante el cual se modifican y adicionan algunas disposiciones sobre el teletrabajo. Al respecto debe recordarse que el teletrabajo es una forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades por parte del trabajador utilizando como soporte las Tecnologías de la Información y la Comunicación “TIC”. Así, el contacto entre el trabajador y el empleador se da a través de las TIC sin que se requiera la presencia física del trabajador en un lugar específico de trabajo. Adicionalmente, existen tres modalidades de teletrabajador: (i) autónomo, cuando el teletrabajador utiliza su propio domicilio o un lugar diferente acordado con el empleador y acude sólo esporádicamente a la empresa; (ii) móvil, cuando no tienen un lugar de trabajo establecido y utiliza dispositivos móviles para desarrollar sus funciones; y (iii) suplementario, cuando dependiendo de la necesidad del servicio, labora dos (2) o tres (3) días a la semana en su casa y los demás días trabaja en la empresa. Teniendo en cuenta lo anterior, detallamos a continuación las modificaciones que deberá tener en cuenta como empleador si quiere implementar este tipo de contrato laboral en su compañía:

  1. En el contrato laboral debe indicar las condiciones necesarias para la ejecución de las funciones asignadas al trabajador, los medios tecnológicos requeridos, la descripción de los equipos y programas informáticos y las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y las restricciones y responsabilidades que acarrea el incumplimiento de estas condiciones. Adicionalmente, debe señalar la modalidad de teletrabajo que se ejecutará, la jornada semanal que tendrá el teletrabajador, las medidas de seguridad que este debe conocer y cumplir y la descripción de los requisitos mínimos en cuanto a ergonomía y tecnología con los que debe cumplir el puesto de trabajo. Por último, el contrato de trabajo debe señalar el procedimiento que deberá seguir el teletrabajador para restituir los equipos que le fueron entregados una vez finalice la modalidad de teletrabajo o el contrato.
  2. Se elimina el requisito anterior de incluir en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) las condiciones especiales para que opere el teletrabajo y las disposiciones relacionadas con el adecuado uso de equipos, programas y manejo de la información aplicables a estos trabajadores.
  3. Se establecen las siguientes obligaciones en cabeza del empleador: (i) afiliar al teletrabajador al Sistema de Riesgos Laborales e informar a la Administradora de Riesgos Laborales “ARL” sobre la modalidad de teletrabajo elegida, la jornada semanal y la clase de riesgo que correspondan. Adicionalmente, para el teletrabajo suplementario y autónomo, se debe informar el lugar de trabajo elegido para que el teletrabajador desarrolle sus funciones y para el teletrabajo móvil, las condiciones en las que se ejecutará la labor contratada; (ii) en el Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST deberán implementarse todas las acciones que se consideren necesarias para identificar y controlar los peligros y riesgos de los teletrabajadores de la empresa; (iii) ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales que podrán realizarse por telemedicina; (iv) adoptar y publicar una política de teletrabajo en la que se regulen los términos, características, condiciones del teletrabajo, conforme a las necesidades y particularidades del servicio; y (v) debe informar al Ministerio del Trabajo el número de teletrabajadores con los que cuenta su empresa.
  4. Frente al teletrabajador, el empleador tiene las siguientes obligaciones: (i) informarle los mecanismos de comunicación con los que cuenta para reportar cualquier novedad relacionada con el desempeño del teletrabajo, los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales; (ii) suministrarle equipos y herramientas de trabajo adecuados, garantizando que reciba formación e información sobre los riesgos derivados de su utilización. Sin embargo, esto no obsta para que el teletrabajador utilice sus propios equipos y herramientas de trabajo; (iii) respetar la dignidad humana, el derecho a la intimidad y la privacidad y el acceso a la información del teletrabajador; (iv) garantizar el derecho a la desconexión laboral y proteger la salud mental y el equilibrio emocional del teletrabajador; (v) capacitarlo de forma previa, virtual o presencial, en cuanto al cuidado de la salud mental, factores de riesgo ergonómico o biomecánico, uso y apropiación de TIC y seguridad digital; (vi) informarle sobre las restricciones de uso de equipos y programas informáticos, protección de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la información y las sanciones por el incumplimiento de estas disposiciones.
  5. Se establece la posibilidad de que las partes conserven el derecho a la reversibilidad del teletrabajo. Es decir, las partes podrán tener la facultad de solicitar en cualquier momento el retorno definitivo del teletrabajador a la ejecución de sus labores de forma presencial en la empresa. Sin embargo, esto dependerá de lo que pacten las partes en el contrato laboral y a las posibilidades que tenga el empleador de ubicar al trabajador dentro de su empresa.
  6. Este decreto señala que las partes deben procurar la flexibilización respecto al tiempo y modo de desempeño de las labores del teletrabajador, siempre que se cumpla con la jornada laboral semanal establecida. Para esto, las partes podrán acordar esquemas de cumplimiento y seguimiento de funciones. Sin embargo, esta flexibilidad no podrá afectar el descanso efectivo de los teletrabajadores ni su derecho a la desconexión laboral.
  7. Se establece la posibilidad de que las partes acuerden que el teletrabajador utilice sus propios equipos y herramientas de trabajo. En este caso, el teletrabajador debe mantener en buenas condiciones funcionales sus equipos y herramientas para dar cumplimiento a sus funciones y el empleador debe abstenerse de solicitar posteriormente equipos diferentes a los acordados. Las partes pueden pactar un valor de compensación por el uso de estas herramientas, pero NO es obligatorio pactarlo.
  8. Las partes pueden pactar un auxilio mensual para compensar los costos de internet, telefonía fija y móvil y energía en los que incurra el teletrabajador. Este auxilio NO es obligatorio y dependerá de la voluntad de las partes.

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Término para Ejercer el Derecho de Inspección en SAS

El derecho de inspección es la facultad que tienen los asociados o accionistas de una sociedad para examinar, directamente o a través de una persona autorizada para tal fin, los libros y papeles comerciales de la sociedad en la cual realizaron sus aportes. Este derecho tiene como fin permitir que los socios o accionistas que no hacen parte de la administración de la sociedad se enteren de la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la sociedad. Así, es obligación de los administradores de la sociedad el permitir que los socios o accionistas accedan a esta información. En caso de no permitirlo, esto es causal suficiente para que el órgano social competente o la superintendencia remueva a los administradores de su cargo.

Aunado a lo anterior, el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008 establece que en las sociedades por acciones simplificadas, los accionistas podrán ejercer su derecho de inspección durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión en la que se deben aprobar balances de fin de ejercicio u operaciones de transformación, fusión o escisión. Sin embargo, también establece la posibilidad de que en los estatutos de cada sociedad se pacte un término superior. Al respecto se pronunció recientemente la Superintendencia de Sociedades, reiterando que es posible que los accionistas pacten en los estatutos la posibilidad de ejercer el derecho de inspección de forma permanente. Así, de conformidad con la ley, en las SAS la oportunidad para ejercer este derecho dependerá de lo que los accionistas hayan establecido en los estatutos sociales.

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Nombramiento del Reemplazo del Representante Legal en SAS

El pasado 7 de junio de 2022 la Superintendencia de Sociedades se refirió a la renuncia del representante legal en Sociedades por Acciones Simplificada – SAS y el nombramiento de su remplazo. Al respecto, recordó que en primera medida se deberá consultar lo que se haya establecido en los estatutos sociales frente a la representación legal de la sociedad y el procedimiento que deberá seguirse para elegir un remplazo en caso de renuncia, remoción, incapacidad permanente, muerte, finalización del término estipulado o cualquier situación que implique que la persona natural o jurídica designada deje de ejercer el cargo. En caso de que no se haya estipulado nada, deberá aplicarse el Código de Comercio, especialmente a las disposiciones que rigen a la sociedad anónima.

Adicionalmente, el artículo 28 del Código de Comercio establece que debe inscribirse en el registro mercantil la designación de representantes legales de las sociedades. Así, una vez el remplazo del representante legal sea designado por el máximo órgano social, se deberá proceder con el registro ante la Cámara de Comercio del acta de la reunión en la cual se tomó esta decisión. Por lo anterior y siguiendo lo establecido en el artículo 442 del Código de Comercio, hasta que no se proceda tanto con el nombramiento como con la inscripción del acta, el representante legal saliente permanecerá en el registro mercantil a pesar de su renuncia o de cualquier situación que ponga fin a su cargo. Esto debido a que la cancelación del registro de su nombramiento solo es posible mediante la designación e inscripción del nuevo representante legal. Al respecto, la Superintendencia de Sociedades trae a colación la Sentencia C-621 del 2003 en la que la Corte Constitucional estableció que los órganos sociales encargados deberán realizar el nombramiento del remplazo en el término que establezcan los estatutos o, a falta de estipulación al respecto, dentro de los 30 días siguientes a la circunstancia que puso fin al nombramiento anterior. Así, durante este lapso de tiempo el representante legal registrado continuará ejerciendo su cargo con la plenitud de las responsabilidades y derechos que este conlleva. Sin embargo, en caso de que este término sea superado sin que se realice el nombramiento del remplazo correspondiente, el representante legal saliente deberá dar aviso a la Cámara de Comercio respectiva sobre esta situación. Una vez se efectúe este aviso, el representante legal saliente podrá apartarse de sus funciones y dejará de responder ante terceros, aún si su nombre sigue figurando en el registro mercantil.

Además, la superintendencia precisó que cuando el nombramiento del remplazo del representante legal no se efectúe en los términos mencionados, la persona designada como su suplente, si la hubiere, será la encargada de asumir sus funciones. En caso de que no se haya designado un suplente, el revisor fiscal podrá convocar al máximo órgano social para que designe a un nuevo representante legal.

Por otra parte, los accionistas de las sociedades que NO hagan parte del sector financiero podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades la convocatoria del máximo órgano social cuando este no se haya reunido en las oportunidades que los estatutos o la ley señalan. Sin embargo, para que proceda esta solicitud, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

  • Para el caso de las sociedades que no son vigiladas por la Superintendencia de Sociedades y que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior cuenten con: (i) activos iguales o superiores a 5.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes o (ii) ingresos iguales o superiores a 3.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, la solicitud debe ser hecha por uno o varios accionistas que representen al menos el 10% del capital social.
  • Para las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, es decir, aquellas que a diciembre 31 de 2021 cuenten con activos o ingresos totales superiores a 30.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, podrán presentar esta solicitud: (i) los accionistas que representen no menos de la quinta parte de las acciones suscritas, salvo que los estatutos señalen algo diferente, caso en el cual prevalecerá lo señalado en estos o (ii) los acreedores sociales y las otras autoridades públicas en ejercicio de sus competencias legales. Adicionalmente, esta solicitud procederá no sólo cuando el máximo órgano social no se haya reunido en las oportunidades que los estatutos o la ley señalan, sino también cuando se hayan cometido irregularidades graves en la administración de la empresa que deban ser conocidas o subsanadas por este órgano o cuando el número de accionistas anteriormente mencionado lo considere necesario.

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Reuniones Virtuales de Órganos Sociales Después de la Emergencia Sanitaria

La Superintendencia de Sociedades recientemente recordó que a pesar de que la emergencia sanitaria haya finalizado, el Decreto 398 de 2020 sigue estando vigente. Por lo tanto, es posible que las personas jurídicas continúen realizando sus reuniones de juntas de socios, asambleas generales de accionistas o de juntas directivas de forma no presencial y dando cumplimiento a los requisitos establecidos tanto en la ley como en los estatutos de la sociedad. Al respecto, debe recordarse que para que puedan llevarse a cabo reuniones no presenciales es necesario que todos los miembros o socios que participan en la reunión puedan deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva, de acuerdo a lo establecido en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995.

Adicionalmente, el citado Decreto 398 establece que el representante legal de la sociedad debe dejar constancia en el acta de la reunión sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Es decir, deberá certificar que durante la reunión se contó con el número necesario de participantes para deliberar y decidir según lo que establezca la ley o los estatutos de cada sociedad. Así mismo, deberá verificar la identidad de los participantes para garantizar que en efecto se trata de los socios, accionistas o miembros de junta directiva o de sus apoderados, según corresponda.

Por último, este decreto precisa que son aplicables a las reuniones de junta de socios, asamblea de accionistas o junta directiva realizadas de forma no presencial o mixta (que permiten la presencia de los participantes tanto de forma física como virtual), las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales.

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Se Acerca el Vencimiento del Plazo Máximo para Pagar la Prima de Servicios

De acuerdo al artículo 306 del Código Sustantivo de Trabajo, los empleadores tienen la obligación de pagar a sus empleados una prestación social denominada “prima de servicios” correspondiente a 30 días de salario por año, es decir, por cada año laborado se deberá reconocer 30 días de salario. Esta prima deberá reconocerse en dos pagos: la mitad a más tardar el 30 de junio y la otra mitad a más tardar los primeros veinte días de diciembre. El reconocimiento de este pago debe hacerse por todo el semestre trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado.

Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que todos los trabajadores que estén vinculados mediante un contrato de trabajo tienen derecho a la prima de servicios, incluyendo trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar, trabajadores por días o trabajadores de fincas y, en general, quienes sean considerados como trabajadores dependientes.

De acuerdo a lo anterior, a más tardar el 30 de junio del año en curso usted tendrá la obligación de realizar un pago equivalente a la mitad del salario mensual que perciban sus trabajadores, para aquellos que han laborado desde el 1 de enero o antes. Para aquellos trabajadores que iniciaron labores después del 1 de enero, se deberá pagar el valor proporcional que corresponda de acuerdo al tiempo laborado. En caso de que no efectúe el pago correspondiente antes de esta fecha, deberá pagar, como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retardo, hasta por 24 meses. Si transcurridos 24 meses, aún no ha efectuado el pago, deberá reconocer los intereses moratorios[1].

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[1] Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 65.

Normalizan Términos para Responder Derechos de Petición

El artículo 23 de la Constitución Política de Colombia reconoce el derecho que tienen los ciudadanos de presentar solicitudes y hacer peticiones a las autoridades, con el fin de obtener información sobre situaciones de interés general y/o particular. Adicionalmente, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece que existe la posibilidad de que los ciudadanos presenten peticiones también ante organizaciones privadas cuando sea necesario para garantizar sus derechos fundamentales. Estas peticiones deberán ser respondidas dentro del término que la ley señala. 

Al respecto, debe recordarse que en el marco de la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID-19, se expidió el Decreto legislativo 491 de 2020, que estableció una ampliación de dichos términos para dar respuesta a las peticiones. Así, las entidades públicas y privadas que recibieran derechos de petición tenían un plazo mayor para dar respuesta de fondo a las solicitudes que les fueran planteadas. Sin embargo, el pasado 17 de mayo, a través de la Ley 2207 de 2022, se derogó esta medida, por lo que los términos para dar respuesta a las diferentes peticiones vuelven a ser los señalados en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a saber:

  1. Para peticiones de documentos y de información, las entidades tendrán diez (10) días hábiles para dar respuesta contados desde la recepción de la petición. 
  2. Para las peticiones dirigidas a las autoridades sobre consultas frente a temas que están a su cargo, se tendrán treinta (30) días hábiles contados desde la recepción de la petición.
  3. Las demás peticiones que no se encuentren dentro de alguno de los supuestos anteriormente mencionados deberán resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

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Guía Práctica: Depósito de Estados Financieros

El artículo 41 de la Ley 222 de 1995 establece que los estados financieros de las sociedades comerciales deben ser públicos, razón por la cual debe depositarse una copia de estos, junto con algunos documentos adicionales, en la Cámara de Comercio del domicilio social de la sociedad. De esta manera, la Cámara de Comercio podrá expedir una copia de los estados financieros a los terceros que lo soliciten y paguen los costos. Aquí resolvemos las dudas más frecuentes al respecto.

1.¿Quiénes están obligados a depositar esta información?

Todas las sociedades comerciales tienen la obligación de dar publicidad a sus estados financieros a través del depósito de los mismos ante la Cámara de Comercio del domicilio social de la compañía.

2.¿Esta obligación se cumple al renovar la matricula mercantil?

No, se trata de dos obligaciones diferentes. A pesar de que es necesario aportar cierta información financiera para poder renovar la matricula mercantil, esto no da cumplimiento a la obligación de depositar los estados financieros de la sociedad.

3.¿Qué información debe depositarse ante la Cámara de Comercio y cuál es el plazo para hacerlo?

El mencionado artículo 41 de la Ley 222 de 1995 establece que debe depositarse una copia de los siguientes documentos:

  • Los estados financieros de propósito general, que podrán ser básicos o consolidados[1], y que están conformados por:
    • El balance general,
    • El estado de resultados,
    • El estado de cambios en el patrimonio,
    • El estado de cambios en la situación financiera, y
    • El estado de flujos de efectivo.

  • Las notas a los estados financieros, y
  • El dictamen del revisor fiscal, si la sociedad cuenta con uno.

Adicionalmente, el artículo 41 establece que el plazo para realizar este depósito es dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados los estados financieros.

4 ¿Los estados financieros deben cumplir con algún requisito?

Los estados financieros se deben elaborar de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Adicionalmente, el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 establece que los estados financieros deberán estar certificados por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado. Esta certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros contables de la sociedad y cumplen con los requerimientos de los marcos técnicos normativos aplicables.  

Además de lo anterior, los estados financieros pueden presentarse en fotocopia simple o autenticada y deberán ser nítidos para que su contenido pueda ser consultado sin inconvenientes. Adicionalmente, se debe indicar el nombre y fecha de los documentos que se depositarán y estos documentos deberán estar suscritos por el representante legal de la sociedad y por el contador público que preparó los estados financieros o el revisor fiscal, en caso de que la sociedad cuente con uno.

5. ¿Cómo se realiza el depósito de esta información?

Se debe realizar el proceso de inscripción de los documentos mencionados anteriormente ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad y podrá hacerse de forma virtual o presencial, dependiendo de los servicios ofertados por la Cámara de Comercio que corresponda. Para esto, deberá presentarse una carta firmada por el representante legal de la sociedad en la que se manifieste que se realizará el depósito de los estados financieros y deberá realizarse el pago que corresponda por la inscripción de estos documentos.

6. ¿Existe alguna excepción a esta obligación? 

El artículo 41 establece que las distintas entidades que ejercen inspección, vigilancia y control podrán establecer casos en los cuales no se exija el depósito de esta información o se requiera un medio de publicidad adicional. A respecto debe recordarse que, por regla general, esta entidad es la Superintendencia de Sociedades, quien no ha establecido ninguna excepción o requisito adicional frente a esta obligación. Sin embargo, dependiendo del sector económico en el que se desarrolle la actividad de la sociedad, la entidad que vigila podrá ser diferente y podrían existir excepciones o requisitos adicionales. (Ej. la Superintendencia Financiera inspecciona y vigila a aquellas sociedades que desarrollan actividades que implican el manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público).

Por otra parte, este artículo establece que, en aquellos casos en los que las sociedades ya hayan depositado los estados financieros en Ia Superintendencia de Sociedades, ya sea por solicitud de esta entidad o porque están obligadas a presentar ante esta superintendencia sus estados financieros anualmente, no es necesario que sean depositados también en la Cámara de Comercio.

7. ¿Qué sucede si no se cumple con esta obligación?

La Superintendencia de Sociedades[2] ha establecido que la no preparación y difusión de los estados financieros puede dar lugar a que se impongan multas hasta de 200 salarios mínimos legales mensuales. Adicionalmente, los administradores y el revisor fiscal serán responsables por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.

En caso de que tenga dudas frente a esta o cualquier obligación de su sociedad, no dude en contactarnos.

[1] Superintendencia de Sociedades, Oficio 340-036460 del 2 de agosto de 2004

[2] Superintendencia de Sociedades, Oficio No. 220-51734.