Eliminado Requisito de Pre-Rut para Crear Empresa en la Cámara de Comercio de Bogotá

Uno de los requisitos indispensables para crear una sociedad, abrir sucursales de una sociedad extranjera o inscribir entidades sin ánimo de lucro, es el diligenciamiento de un borrador del Registro Único Tributario – RUT, conocido como “pre-RUT” y su presentación ante la Cámara de Comercio. En este formulario se encuentra toda la información que permite la identificación de la persona jurídica y de las personas naturales que la conforman. Sin embargo, con la finalidad de simplificar y agilizar este proceso, la Cámara de Comercio de Bogotá y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) acordaron eliminar este requisito.

El diligenciamiento y presentación de este formulario “pre-RUT” representaba un proceso adicional pues debía ser revisado y aprobado por los funcionarios de la DIAN, lo cual implicaba un tiempo de espera mayor en la generación de la matricula mercantil. Sin embargo, gracias a esta decisión de eliminar el “pre-RUT”, ahora sólo es necesario diligenciar el formulario del Registro Único Empresarial y presentarlo ante la Cámara de Comercio de Bogotá de forma virtual o presencial, junto con los demás formularios y documentos exigidos según el tipo de empresa que se quiera crear. Una vez se presente esta solicitud, se obtendrá de forma automática e inmediata el Número de Identificación Tributaria - NIT, sin que se requiera ningún proceso adicional.

Es de resaltar que la eliminación de este requisito aplica únicamente para la Cámara de Comercio de Bogotá, es decir, en la ciudad de Bogotá y en los municipios de Cundinamarca en los que tiene jurisdicción. Sin embargo, se espera que en un futuro cercano más Cámaras de Comercio se unan a esta decisión con el fin de simplificar este trámite en todo el país.

En caso de que requiera más información, no dude en contactarnos.

¿Qué Debe Hacer si sus Trabajadores Tienen COVID-19?

A través del Decreto 1109 del 2020 se establecieron diversas medidas que deben tenerse en cuenta en el momento de dar seguimiento a los casos de trabajadores contagiados con COVID-19 o que hayan tenido contacto con personas contagiadas. Además, se reguló el Aislamiento Selectivo Sostenible, entendido como la garantía que tienen los trabajadores de permanecer en el aislamiento obligatorio debido a su diagnóstico o sospecha de contagio con este virus, sin que se vean afectados sus ingresos. Al respecto, el Ministerio de Trabajo precisó[1] recientemente que los médicos tratantes podrán determinar la necesidad de otorgar incapacidades a los trabajadores en atención los síntomas que presenten. Adicionalmente, el médico tratante deberá considerar si el trabajador cuenta o no con la posibilidad de desarrollar sus labores de forma remota, mediante teletrabajo o trabajo en casa. Así, en caso de que el trabajador pueda desarrollar sus funciones bajo alguna de las modalidades anteriormente mencionadas y su estado de salud lo permita, no será necesaria la incapacidad médica. Por el contrario, si se requiere la presencia física del trabajador en el lugar de trabajo, el médico tratante deberá otorgarle una incapacidad que le permita dar cumplimiento al aislamiento obligatorio.

Además de lo anterior, el Ministerio de Trabajo estableció cómo debe procederse ante trabajadores que pertenezcan al Régimen Contributivo y las diferencias para quienes pertenezcan al Régimen Subsidiado, así:

  1. En caso de que el trabajador pertenezca al Régimen Contributivo y cuente con incapacidad: las Entidades Promotoras de Salud – EPS o las Administradoras de Riesgos Laborales – ARL serán las encargadas de reconocer los pagos a los trabajadores.
  2. En caso de que el trabajador pertenezca al Régimen Contributivo y no cuente con incapacidad a pesar de su diagnóstico o sospecha de contagio con COVID-19: los empleadores deberán permitir que los trabajadores desempeñen sus labores mediante teletrabajo o trabajo en casa durante el período que deban permanecer aislados, sin que su salario se vea afectado. Esta medida también es aplicable a aquellos trabajadores que, a pesar de que el desarrollo de sus funciones no haga uso de las tecnologías de la información y comunicación, puedan en todo caso desarrollarlas sin que se requiera su presencia física en el lugar de trabajo.
  3. En caso de que el trabajador pertenezca al Régimen Subsidiado de Salud: si el trabajador cuenta con diagnostico confirmado de COVID-19 y cumple con el aislamiento obligatorio, tendrá derecho a recibir una compensación económica temporal que corresponde a siete (7) días de Salario Mínimo Legal Diario Vigente por una única vez. En este caso no se toma en cuenta si se le ha otorgado una incapacidad médica o no, sino únicamente si cumplió o no con el aislamiento obligatorio.

Adicionalmente, el Ministerio de Trabajo recordó a los empleadores que cuentan con diferentes herramientas para proteger y conservar los empleos durante la emergencia sanitaria que se extiende hasta el próximo 30 de junio, como lo son: (i) trabajo en casa, (ii) teletrabajo, (iii) vacaciones anuales, anticipadas y colectivas, (iv) permisos remunerados, (v) salario sin prestación del servicio, y (vi) licencias remuneradas compensables.

Para más información al respecto, no dude en contactarnos.

[1] Ministerio de Trabajo, respuesta con Radicado No. 2EE2021410600000061823.

Guía Práctica: La Causal de Disolución por No Cumplimiento de la “Hipótesis de Negocio en Marcha”

La Ley 2069 de 2020 derogó expresamente la causal de disolución por pérdidas, según la cual las sociedades se debían disolver cuando las perdidas disminuían su patrimonio por debajo del 50% de su capital social. En su lugar, esta ley establece que las sociedades entrarán en disolución por el no cumplimiento del principio de hipótesis de negocio en marcha. A continuación, resolvemos las preguntas más frecuentes al respecto.

1. ¿En qué consiste la hipótesis de negocio en marcha?

Se entiende como la intención y capacidad que tiene una sociedad para continuar con sus operaciones en un futuro predecible. Una consideración importante a tener en cuenta dentro del análisis del cumplimiento de esta hipótesis es que la sociedad cuente con los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones cuando ellas sean exigibles[1]. De acuerdo a lo anterior, en caso de que la información financiera, operacional o legal de la compañía no permita inferir esta continuidad en el negocio, se entenderá que se configura una causal de disolución, pues la sociedad no tiene alternativas reales diferentes a las de terminar sus operaciones y liquidarse[2].

2. ¿Cuándo debe verificarse el cumplimiento de esta hipótesis?

El Decreto 854 de 2021 establece que la verificación del cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha se debe hacer en el momento de la preparación de los estados financieros de propósito general al final de cada ejercicio social. Sin embargo, durante el ejercicio contable, el administrador debe monitorear la información financiera de la sociedad para determinar si existen deterioros patrimoniales o riesgos de insolvencia.

3. ¿Qué información debe tenerse en cuenta en el momento de verificar este cumplimiento?

El decreto 854 establece que, para la verificación del cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha por parte de la administración de la sociedad, debe tenerse en cuenta toda la información y proyecciones sobre el futuro de la sociedad. Esta información debe cubrir, por lo menos, los doce (12) meses siguientes a partir del final del periodo que se informa. Así, se presume que en los casos en los que la sociedad cuente con un historial de operaciones rentable y un pronto acceso a recursos financieros, cumple con la hipótesis de negocio en marcha y no se requiere de un análisis detallado.

Adicionalmente, el Decreto 1378 de 2021 establece que, para la verificación del cumplimiento de esta hipótesis, los administradores deben tener en cuenta todos los indicadores que sean aplicables al modelo de negocio de la sociedad y al sector en el que se desarrolla el objeto social y, en caso de que sean aplicables, los siguientes:

  • En caso de que el patrimonio total de la sociedad sea inferior a $0, se entenderá que existe un deterioro patrimonial.
  • Igualmente, se estará ante un deterioro patrimonial cuando se obtenga una utilidad negativa en el resultado del ejercicio de dos periodos consecutivos de cierre.
  • Existirá riesgo de insolvencia cuando se obtengan dos periodos consecutivos de cierre con un resultado inferior a 1,0 al dividir en cada ejercicio el activo corriente por el pasivo corriente.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que estos indicadores tienen la finalidad de facilitar el monitoreo de la situación de la sociedad sin que el hecho de que exista un deterioro patrimonial y/o riesgo de insolvencia implique necesariamente que la sociedad deba ser disuelta y liquidada. Ante esta situación, la administración deberá informar al máximo órgano social del posible incumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha para que ésta determine si es posible continuar con los negocios de la sociedad o si, por el contrario, deberá disolverse.

4. ¿Qué debe hacer la administración en caso de encontrar que no se cumple con la hipótesis?

En los casos en los que los administradores consideren razonablemente que la sociedad no cumple con la hipótesis de negocio en marcha y que por tanto se encuentra ante una causal de disolución, o cuando el análisis de los estados financieros y de las proyecciones de la empresa indique deterioros patrimoniales y riesgos de insolvencia, en los términos explicados en el anterior acápite: (i) no podrán iniciar nuevas operaciones distintas a las del giro ordinario de los negocios de la sociedad y, (ii) deberán convocar de forma inmediata a la asamblea general de accionistas o a la junta de socios para informarles de esta situación y que adopten la decisión de disolver y liquidar la sociedad o darle continuidad a los negocios. Esto se debe a que la hipótesis de negocio en marcha permite que los asociados de la compañía realicen un análisis de la situación de la sociedad según su propio criterio y teniendo en cuenta las particularidades de la sociedad, pues no se trata de una causal estricta y objetiva que resulte necesariamente en disolución. Si los administradores no dan cumplimiento a estas obligaciones, responderán solidariamente por los perjuicios ocasionados a los asociados o a terceros (Artículo 4, ley 2069 de 2020).

5. ¿Se encuentra vigente esta causal de disolución?

Con la finalidad de apoyar a las empresas y reducir las afectaciones generadas por el COVID-19, esta causal de disolución fue suspendida temporalmente. Sin embargo, este término de suspensión temporal venció el pasado 16 de abril de 2022 por lo que, a partir de esta fecha, entró nuevamente en vigencia.

En caso de que tenga dudas con respecto a este o cualquier otro tema que afecte a su compañía, contactarnos.

[1] Anexo 5 del Decreto 2420 de 2015.

[2] Oficio 220-047475 de 2021, Superintendencia de Sociedades.

Disminución de Capital Social con Reembolso de Aportes

El pasado 27 de abril, la Superintendencia de Sociedades expidió el Oficio 220-106568 sobre la disminución del capital de una sociedad con reembolso de los aportes en el que recuenta los conceptos que ha emitido con anterioridad respecto a este tema. Debe recordarse que el capital social de una sociedad está conformado por los aportes que los socios o accionistas han realizado, los cuales pasan a formar parte del patrimonio de la persona jurídica, quien dispone de esos bienes para el desarrollo de su objeto social [1]. De acuerdo con el artículo 122 del Código de Comercio, esta disminución del capital social requiere una reforma a los estatutos de la sociedad, por lo que, además de requerirse la aprobación de los socios o accionistas para proceder con esta medida, se deberá cumplir con lo que los estatutos y la ley establezcan para la aprobación y formalización de las reformas estatutarias [2]. Adicionalmente, el reembolso de los aportes se refiere a la devolución que se hace al asociado del valor que previamente había aportado a la sociedad. Este valor será calculado dependiendo de la reducción en el capital social que efectivamente sea decretada y en proporción a la participación que tenga cada asociado, si en los estatutos no se ha estipulado algo diferente [3].

Sumado a lo anterior, la Superintendencia de Sociedades ha establecido en su Circular Básica Jurídica que, de conformidad con el artículo 145 del Código de Comercio, autoriza de forma general la disminución del capital de todas las sociedades que estén sometidas a su inspección, vigilancia o control y que se encuentren dentro de alguno de los siguientes supuestos: (i) la sociedad no cuenta con pasivo externo, (ii) la sociedad sí cuenta con pasivo externo, pero una vez se realice la reducción del capital, los activos sociales equivaldrán, por lo menos, al doble del pasivo externo, o (iii) los acreedores aceptan, expresamente y por escrito, la realización de esta reducción del capital, sin importar el monto de los activos sociales. Sin embargo, en caso de que no se cumpla lo anterior, la sociedad debe presentar por escrito una solicitud particular para que la superintendencia autorice la disminución del capital con reembolso de aportes que se pretende realizar. Adicionalmente, en caso de que el pasivo externo de la sociedad provenga de prestaciones sociales, la autoridad laboral competente deberá dar su aprobación.

El reembolso de los aportes a los asociados interesados puede realizarse mediante la entrega de dinero o de bienes en especie. Sin embargo, la forma en la que este reembolso se realizará y el avalúo de los bienes que se entregarán a los asociados, debe ser discutido y aprobado por el máximo órgano social (asamblea de accionistas o junta de socios) pues no existe ninguna disposición legal que indique el procedimiento a seguir.

Por último, es importante tener en cuenta que el representante legal y el revisor fiscal (si lo hubiere) de la sociedad, son responsables de que no se causen perjuicios a los demás asociados que no participen en el reembolso, ni a la sociedad misma, con la realización de esta operación. Así mismo, deben velar porque el desarrollo del objeto social no se vea afectado negativamente por la realización de esta operación de reembolso.

Para más información al respecto, contactarnos.

[1] Oficio 220-53255 de 2001, Superintendencia de Sociedades.

[2] Artículo 147, Código de Comercio.

[3] Artículo 144, Código de Comercio.

Nueva Regulación Para los Contratos de Trabajo en Casa

El pasado 27 de abril, a través del Decreto 649 de 2022, el Ministerio de Trabajo reglamentó el procedimiento para la habilitación del trabajo en casa, entendida como la autorización ocasional, temporal y excepcional dada por el empleador al trabajador para desempeñar sus labores desde su casa. Esta habilitación se otorga con base en circunstancias extraordinarias que se espera sean superadas con el tiempo, lo que permite al empleador aceptar que el trabajador cumpla sus funciones en un sitio diferente al lugar habitual de trabajo, sin que esto implique una modificación o afectación a los derechos y garantías de los trabajadores ni a las condiciones laborales acordadas al inicio de la relación contractual. Así, detallamos a continuación cómo es el procedimiento para la habilitación que establece este nuevo decreto.

La habilitación del trabajo en casa podrá ser solicitada por el trabajador, quien deberá informar por escrito, ya sea en medio físico o digital, de la ocurrencia de circunstancias excepcionales, anexando las pruebas que acrediten su ocurrencia, y pidiendo que se le habilite para desarrollar sus funciones desde casa. Sin embargo, la sola presentación de la solicitud no implica que el empleador deba concederla, pues no se trata de un derecho del trabajador. Por otro lado, la habilitación del trabajo en casa podrá ser implementada por el empleador con respecto a uno o varios de sus trabajadores ante la ocurrencia de estas situaciones extraordinarias sin necesidad de solicitud previa. En ambos casos, la decisión de habilitar el trabajo en casa debe constar por escrito, mediante comunicación enviada al trabajador, de forma física o digital, en la que se informe: (i) la situación ocasional y excepcional que permite otorgar la habilitación de trabajo en casa; (ii) el término de duración de esta habilitación, que podrá ser de máximo seis (6) meses, a menos de que persistan las circunstancias que dieron lugar a la habilitación de trabajo en casa, caso en el cual se mantendrá vigente hasta que desaparezcan dichas circunstancias[1] ; (iii) las funciones que deberá desarrollar el trabajador durante la habilitación; (iv) los medios de comunicación a través de los cuales el empleador y trabajador podrán informar cualquier novedad; (v) los canales de queja y denuncia para presentar inquietudes o reclamos por vulneración a su derecho de desconexión laboral o por acoso laboral, (vi) la dirección física desde la cual el trabajador ejecutará sus labores, (vii) si existe acuerdo para que el trabajador utilice sus propios equipos para el desarrollo de sus funciones, y si se pagará una compensación por esto o no, pues de no existir acuerdo, el empleador deberá suministrarlos, relacionando todos los equipos y herramientas que serán entregados junto con las responsabilidades en cuanto a su custodia y el procedimiento a seguir para la entrega y devolución de los mismos, y (ix) las medidas de seguridad informática a las que debe dar cumplimiento el trabajador. Además, este decreto también establece nuevas obligaciones, previas a la habilitación de trabajo en casa, en cabeza de los empleadores, quienes deben: (i) diligenciar el formulario que disponga la Administradora de Riesgos Laborales – ARL, informándole sobre la habilitación del trabajo en casa, el período por el cual se otorgará la habilitación y la dirección física desde la cual el trabajador desempeñará sus labores, (ii) contar con el procedimiento necesario para garantizar el derecho a la desconexión laboral, y (iii) capacitar a los trabajadores para garantizar el uso adecuado de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

En caso de recibir una solicitud de habilitación, el empleador debe dar respuesta por escrito en un término no superior a cinco (5) días, teniendo en cuenta dentro de los criterios para conceder la habilitación, además de la existencia de circunstancias excepcionales, la posibilidad de que la labor contratada pueda ejecutarse fuera del lugar habitual de trabajo sin que se afecte la adecuada prestación del servicio o la productividad del trabajador y si la empresa cuenta con las herramientas necesarias. Una vez se conceda la habilitación del trabajo en casa, el empleador debe incluir el trabajo en casa dentro de su metodología para identificar, evaluar, valorar y controlar los peligros y riesgos de los trabajadores de la empresa y adoptar todas las acciones necesarias en su Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST. Así mismo, debe tomar las acciones que correspondan para proteger y garantizar la dignidad humana y los derechos del trabajador. Cuando venza el término de habilitación de trabajo en casa o se superen las condiciones que dieron lugar a esta habilitación, el empleador deberá informar al trabajador, de manera inmediata, sobre la terminación y retorno a su lugar de trabajo habitual.

Por último, debe tenerse en cuenta que la habilitación para trabajo en casa incluye la posibilidad de laborar desde el extranjero con previa autorización del empleador, quien debe informar de esta situación a la ARL y tomar todas las medidas necesarias para garantizar que el trabajador esté afiliado y amparado por el Sistema de Seguridad Social Integral. Adicionalmente, también existe la posibilidad de desarrollar el trabajo en casa bajo el modelo de la alternancia, es decir, el empleador podrá determinar que algunos días a la semana el trabajador desarrolle la labor contratada de forma presencial en el lugar habitual de trabajo y otros días desde casa.

En caso de que tenga dudas con respecto a estas obligaciones o cualquier asunto laboral, no dude en contactarnos para poderle brindar la asesoría que necesita.

[1] Ley 2088 de 2021, artículo 7.

Guía Práctica: Inscripción de Libros de Comercio Ante la Cámara de Comercio

De conformidad con el artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todos los comerciantes matricularse en el registro mercantil e inscribir todos los actos, libros y documentos que la ley exija. Específicamente, con respecto a los libros, el artículo 28 del Código de Comercio establece que deben inscribirse el Libro de Registro de Socios o Accionistas y el Libros de Actas de Asamblea o Juntas de Socios. Al respecto aclaramos algunas de las dudas más frecuentes: 

1.¿Cuáles son los libros que deben inscribirse y en qué consisten?

Los libros que deben inscribirse son dos: (i) el libro de registro de socios o accionistas y (ii) el libro de actas de asambleas de accionistas o juntas de socios. En estos libros, como su nombre lo indica, se deben hacer los registros de los accionistas o socios propietarios de la sociedad y las actas de reuniones que estos socios o accionistas realizan para discutir y decidir sobre asuntos de la sociedad.

De acuerdo con el artículo 56 del Código de Comercio, estos libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre y cuando las hojas o tarjetas estén numeradas y permitan su archivo en orden. También podrán llevarse en archivos electrónicos que deben garantizar la inalterabilidad, integridad, seguridad y conservación de la información.

2. ¿Dónde debe hacerse la inscripción y quién puede hacerla?

La solicitud de inscripción debe presentarse por el representante legal, o un tercero que cuente con poder válidamente otorgado para adelantar la inscripción, ante la Cámara de Comercio en la cual se encuentra matriculada la sociedad.

3. ¿Cuándo y cómo puede realizarse esta inscripción?

La inscripción de los libros puede solicitarse en cualquier momento y debe adelantarse en las sedes de la Cámara de Comercio en la cual se encuentre matriculada la sociedad. Sin embargo, para el caso de los libros electrónicos, la inscripción debe realizarse anualmente y puede adelantarse de forma virtual. 

4. ¿Dónde pueden adquirirse estos libros? 

En cuanto a la adquisición de los libros de registro de socios o accionistas y de actas de junta o asamblea, hay dos opciones:

  • Podrán comprarse en papelerías donde se encontrarán diferentes opciones que se acomodarán a las necesidades de la sociedad, variando en la orientación de las hojas, la cantidad de folios o páginas disponibles, entre otros.
  • Es usual que las Cámaras de Comercio presten el servicio de venta de hojas impresas y rubricadas, permitiendo que los comerciantes adquieran únicamente la cantidad de hojas que consideren necesarias y facilitando el proceso de enumerar y codificar las hojas, pues de esto se encarga la entidad. Así, no se tendría que comprar un libro completo, sino simplemente la cantidad de hojas que se requieran, debiendo guardarlas en carpetas que permitan su debido almacenamiento y custodia.

5. ¿Cómo deben presentarse los libros para su inscripción?

Los comerciantes deben presentar los libros en blanco, es decir, sin ningún tipo de información consignada, salvo la numeración consecutiva de las hojas incluyendo el código que se haya decidido adoptar, según se explica en el acápite siguiente, y el nombre del libro. Así mismo, las pastas de los libros deben rotularse con el nombre del libro y de la sociedad.

Con respecto a los libros electrónicos, basta con presentar la solicitud de inscripción de forma virtual, diligenciando la información solicitada por la Cámara de Comercio que corresponda, quien se encargará de revisar la solicitud y decidir sobre su procedencia.

6. ¿Qué documentos se deben presentar durante este proceso? 

Se debe presentar una solicitud por escrito firmada por el representante legal, en la que se especifique: (i) la fecha de la solicitud, (ii) la razón social, (iii) el NIT de la sociedad, (iv) el número de matrícula, (v) el nombre o destinación de los libros (libro de socios, accionistas, o actas), (vi) cantidad de hojas útiles de cada libro, (vii) la numeración consecutiva y (viii) el rango de numeración. En caso de que el libro tenga hojas removibles, se debe indicar el código que las identificará; este código debe tener entre uno (1) y seis (6) caracteres y podrá estar conformado por letras y/o números. Este código debe incluirse en cada una de las hojas del libro correspondiente. Como ejemplo, para el libro de accionistas se puede elegir el código “ACC” y para el libro de registro de actas el código “ACT”. En todo caso, podrá elegirse cualquier código que cumpla con el límite de caracteres mencionado y que esté conformado únicamente por letras y números. 

A pesar de lo anterior, es usual que las Cámaras de Comercio cuenten con un formato preestablecido que facilitará esta tarea pues solamente deberán llenarse los espacios en blanco con la información que requiere la Cámara. Este formato deberá estar firmado por el representante legal. Adicionalmente, en caso de que quien vaya a realizar la solicitud no sea el representante legal, debe presentarse también poder especial mediante el cual se le otorgue la facultad de presentar esta solicitud junto con copia de su documento de identidad. 

7. ¿Qué se debe hacer en caso de que se acabe el libro o se extravíe?

En caso de que ya se cuente con un libro inscrito pero se hayan utilizado todas las hojas, se debe adquirir un nuevo libro y presentar una nueva solicitud de inscripción. Así, es necesario diligenciar nuevamente el formato de solicitud de inscripción y presentar, junto con el libro nuevo, el libro anterior terminado o una constancia o certificación del revisor fiscal o del contador público de la sociedad en la que se informe de la terminación del libro o que está próximo a terminarse.

Por otra parte, en caso de que el libro se haya extraviado o destruido, debe también adquirirse un nuevo libro y diligenciar nuevamente el formato de solicitud de inscripción. Adicionalmente, debe anexarse copia del denuncio de extravío o destrucción presentado ante la autoridad competente en el que debe indicarse el nombre de la sociedad el nombre del libro y el número de registro ante la Cámara de Comercio de dicho libro.

En caso de que tenga dudas sobre este o cualquier otro trámite que deba adelantar ante la Cámara de Comercio, no dude en contactarnos. 

Nueva Regulación Para los Contratos de Trabajo Remoto

El pasado 9 de abril, a través del Decreto 555 de 2022, el Ministerio de Trabajo reguló las condiciones que deben ser tenidas en cuenta por empleadores, trabajadores y Administradoras de Riesgos Laborales – ARL, para casos en los que el trabajador preste sus servicios de forma remota. Esta modalidad de trabajo se conoce como trabajo remoto y es una forma de ejecución de los contratos laborales en la cual se utilizan las tecnologías de la información y las comunicaciones u otros medios similares. Es decir, el empleador y el trabajador no interactúan físicamente pues todas las etapas del contrato se ejecutan de forma virtual . Por lo anterior, las empresas que deseen implementar el trabajo remoto deben contar con un procedimiento que reconozca y respete los derechos y garantías de los trabajadores, así como promover el uso adecuado de las tecnologías de la información y la comunicación de tal forma que eliminen las barreras que puedan limitar el desarrollo del trabajo remoto. En este orden de ideas, este decreto establece nuevas obligaciones en cabeza de los empleadores remotos, quienes deben cumplir con el envío de una copia del contrato de trabajo remoto a la ARL junto con: (i) la información del lugar elegido para la prestación del servicio, (ii) cualquier cambio sobre el mismo, (iii) la jornada semanal, (iv) la clase de riesgo que corresponde a las labores a ser ejecutadas y (v) la clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo, así como diligenciar el formulario que la ARL establezca. Adicionalmente, en la metodología para identificar, evaluar, valorar y controlar los peligros y riesgos de los trabajadores de la empresa debe incluirse la modalidad de trabajo remoto para adoptar todas las acciones necesarias en su Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST.

Así mismo, el empleador debe informar a los trabajadores sobre los mecanismos de comunicación disponibles para reportar cualquier novedad relacionada con el desempeño del trabajo remoto, los accidentes de trabajo y enfermedades laborales. De igual manera, todo empleador debe ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales periódicas para identificar las condiciones de salud de los trabajadores remotos. Por último, el empleador debe suministrar a los trabajadores con equipos de trabajo seguros y medios de protección adecuados, y verificar de forma virtual las condiciones de higiene y seguridad industrial del lugar donde los trabajadores desarrollarán sus funciones.

Con respecto al contrato de trabajo remoto, este decreto establece que debe contener las funciones que desarrollará el trabajador y las condiciones físicas del puesto de trabajo. Además, el contrato debe indicar qué elementos de trabajo se entregarán al trabajador remoto para el desarrollo efectivo de sus funciones, la responsabilidad de la custodia de estos elementos, la forma en la que se entregarán y devolverán estos elementos por parte del trabajador y las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador remoto. Adicionalmente, se debe especificar el costo del auxilio que pagará el empleador para compensar el costo de los servicios de energía, Internet y/o telefonía utilizados en la prestación del servicio por parte del trabajador, el cual no puede ser inferior al valor del auxilio de transporte establecido por el Gobierno Nacional. El empleador y el trabajador también pueden pactar un valor mensual como compensación por el uso de herramientas de trabajo que sean de propiedad del trabajador.

Por otra parte, el empleador puede exigir al trabajador remoto que, de forma excepcional, asista presencialmente a la oficina o lugar de trabajo del empleador. Estas circunstancias excepcionales deben constar expresamente en el contrato de trabajo. Además, pueden pactarse horarios flexibles entre las partes y el empleador pueden implementar los mecanismos tecnológicos que correspondan para comprobar y verificar el efectivo cumplimiento de esta jornada, sin perjuicio del derecho de los trabajadores a la desconexión laboral.

En caso de que tenga dudas con respecto a estas obligaciones o cualquier asunto laboral, no dude en contactarnos para poderle brindar la asesoría que necesita.

[1] Artículo 3, Ley 2121 de 2021.

¿Qué Son los “Pactos de Desalarización” y Cuáles Son Sus Límites?

De conformidad con el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo, constituye salario todo lo que el trabajador reciba como contraprestación directa del servicio que presta, sin importar si lo recibe en dinero o en especie, ni la forma o denominación que se le dé a este pago. Sin embargo, es posible que el empleador otorgue al trabajador otras sumas ocasionales con la finalidad de lograr el cabal desempeño de sus funciones, sin que se busque otorgar beneficios al trabajador ni enriquecer su patrimonio. Así mismo, es posible que las partes acuerden expresamente otorgar ciertos beneficios o auxilios al trabajador, ya sea de forma habitual u ocasional, sin que estas constituyan salario en dinero o en especie, pues estas sumas no están encaminados a retribuir el trabajo que éste realiza; esto se conoce como un “pacto de desalarización” y estos pagos no podrán exceder el 40% del total de la remuneración que recibe el trabajador[1].

Con respecto a estos pactos, la Corte Suprema de Justicia, en sentencia SL5159-2018, y reiterada en sentencia SL5146-2020, recordó que sólo pueden recaer sobre aquellos emolumentos que, pese a no compensar directamente el trabajo, en caso de no existir un pacto de exclusión salarial previo, podrían llegar a generar discusiones y confusión con respecto a su naturaleza, es decir, si constituyen o no salario. Tal es el caso de los auxilios extralegales de alimentación, habitación o vestuario, las primas de vacaciones o de navidad, entre otros. Así, el empleador tendrá la carga de demostrar que estos pagos, a pesar de ser regulares y/o habituales, no tienen como finalidad directa retribuir los servicios del trabajador ni enriquecer su patrimonio, sino que tienen una destinación diferente, como garantizar el cabal cumplimiento de las labores o cubrir determinadas necesidades. Esto es necesario debido a que el empleador no debe tener en cuenta estas sumas para el pago de aportes a seguridad social (pensión, salud, ARL), ni prestaciones sociales (primas, cesantías, intereses sobre las cesantías, dotación), pues la base para calcular estos pagos es únicamente la suma que sí constituye salario. Por lo tanto, en caso de que no logre probarse la existencia de un pacto de desalarización debidamente celebrado, el empleador estará obligado a pagar al trabajador, como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retardo en el pago de estos rubros (aportes y prestaciones) de acuerdo a lo estipulado en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo.

Consecuentemente, el pasado 23 de marzo, la Corte Suprema de Justicia analizó un recurso de casación contra una sentencia que condenaba a dos (2) compañías, de forma solidaria, por un pacto de desalarización que fue declarado ineficaz. Al respecto, sostuvo la Corte que aun cuando la trabajadora accedió a firmar este acuerdo de forma libre, no es posible excluir de su salario ningún rubro que, por su naturaleza, esencia y finalidad, tenga carácter salarial, más aún si el empleador no puede demostrar que estos rubros no tienen la finalidad de retribuir las labores realizadas por la trabajadora. Es decir, el empleador quiso excluir mediante un pacto de desalarización, rubros que sí eran constitutivos de salario pues remuneraban el trabajo prestado por la trabajadora. Adicionalmente, la Corte recordó que, en estos casos, los trabajadores deben iniciar la demanda dentro de los 24 meses siguientes a la terminación del contrato de trabajo. De lo contrario, no surgirá el derecho de los trabajadores a la indemnización moratoria contemplada en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo y, sólo podrán exigir el pago de los intereses moratorios generados a partir de la terminación del contrato.

Para el caso concreto, la trabajadora había laborado con una compañía por 13 años mediante contrato a término indefinido, tiempo tras el cual se le notificó que el empleador sería sustituido por otra compañía. Sin embargo, antes de que se efectuara esta sustitución, la trabajadora había suscrito una cláusula mediante la cual se le otorgaría una remuneración mensual más un “beneficio no salarial” que no sería tenido en cuenta como base para liquidar prestaciones sociales y aportes al sistema de seguridad social. Esta cláusula, a pesar de la sustitución de empleador, estuvo vigente hasta el momento de la terminación del contrato. Al respecto, la Corte recordó que el numeral 1 del artículo 69 del Código Sustantivo del Trabajo establece que, en casos de sustitución del empleador, el antiguo y el nuevo empleador responden solidariamente por las obligaciones que a la fecha de la sustitución sean exigibles al primer empleador. Es por lo anterior que la determinación del juez de segunda instancia de declarar a ambas empresas solidariamente responsables y ordenarles el pago de los rubros adeudados y de los intereses moratorios fue correcta, razón por la cual la Corte resolvió no casar la sentencia y confirmar el fallo.

En BéndiksenLaw podemos ayudarlo a redactar, revisar y modificar los contratos laborales de sus trabajadores para asegurar el total cumplimiento a las disposiciones normativas en materia laboral. También podemos resolver todas sus dudas frente a este o cualquier otro tema de naturaleza laboral. Contáctenos.

[1] Consejo de Estado, Sección Cuarta, Expediente No. 05001-23-33-000-2016-02496-01(25185) de 9 de diciembre de 2021, C.P. Dr. Milton Chaves García.

Nuevas Medidas para Prevenir el Contagio por COVID-19 en los Lugares de Trabajo

Debido al alto riesgo de contagio que representa para los trabajadores el asistir de forma presencial a su lugar de trabajo, el Gobierno ha dictado nuevas medidas que deberán implementar los empleadores para la gestión y mitigación del riesgo de contagio por COVID-19 en los ambientes de trabajo. Así, la Resolución 350 de 2022 estableció que, en general, deben implementarse medidas como el autocuidado, el cuidado de la salud mental, el lavado e higiene de manos, el distanciamiento físico, el uso de tapabocas, la ventilación adecuada, la limpieza y desinfección, el manejo de residuos y la comunicación del riesgo y cuidado de la salud.

Adicionalmente, y de forma específica para el sector laboral, mediante esta resolución se dictan como medidas especiales: (i) la actualización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST frente a las medidas para prevenir el riesgo de contagio por COVID-19 en el ambiente de trabajo; (ii) la implementación de un canal de comunicación entre el empleador, la EPS, la ARL y el trabajador para que puedan informarse las sospechas de contagio o cualquier situación que ponga en riesgo el cumplimiento de los protocolos de bioseguridad en el trabajo, (iii) la difusión de información relacionada con los síntomas de alarma y el autocuidado; y (iv) el cumplimiento, en todos los casos, de las recomendaciones de las autoridades de salud con respecto a la prevención del contagio por COVID-19.

Frente a la obligación de actualizar el SG-SST, el primero (1) de abril del año en curso, los Ministerios de Salud y Protección Social y del Trabajo expidieron una circular conjunta en la que ésta se amplió, estableciendo que los empleadores deben implementar medidas que permitan identificar a las personas más vulnerables que tengan mayores probabilidades de sufrir complicaciones en su estado de salud. Así mismo, es necesario que implementen medidas que permitan detectar los posibles brotes de COVID-19 en la empresa de forma oportuna, para así generar las alertas y respuestas que se requieran de forma rápida y lograr la prevención y control de estos brotes. Adicionalmente, debe asegurarse la recepción de información respecto al estado de vacunación por parte de trabajadores y contratistas que trabajen de forma presencial o semipresencial para poder estimar el riesgo de contagio al interior de la empresa y realizar un mapa de riesgo. Con base en esta información, los empleadores podrán reorganizar al personal si lo consideran necesario para mitigar el riesgo de contagio, pudiendo también acudir a la ARL para recibir asistencia técnica al respecto.

Si tiene dudas con respecto al cumplimiento de estas instrucciones o cualquier otro asunto que afecte a su empresa, no dude en contactarnos.  

Renueve el RUP de su Empresa Antes del Vencimiento del Plazo

Todas las personas naturales o jurídicas, ya sean nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que estén interesadas en celebrar contratos con las entidades estatales, deberán inscribirse, en cualquier momento, en el Registro Único de Proponentes “RUP” del Registro Único Empresarial (RUES) de la Cámara de Comercio de su domicilio principal, de conformidad con lo establecido en el Decreto 19 de 2012. En este registro consta toda la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización de la persona natural o jurídica, su clasificación de acuerdo a los bienes y servicios que oferta, y las sanciones, multas o inhabilidades que le han sido impuestas durante la ejecución de otros contratos.

 Sin embargo, la información que reposa en este registro deberá ser renovada anualmente. Así, las personas inscritas en el RUP deben presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, pues de lo contrario cesarán los efectos del RUP. Es decir, quedará cancelado automáticamente el registro en caso de no renovación. Lo anterior, no impide que la información registrada con respecto a la experiencia y capacidad jurídica de los proponentes pueda actualizarse en cualquier momento. Para realizar esta renovación deberá diligenciarse y radicar ante la Cámara de Comercio el formulario del RUES junto con su anexo 2, que corresponde al RUP, y los documentos soporte a los que haya lugar y, posteriormente, realizar el pago de la tarifa correspondiente.

Cabe recordar que la ley establece ciertas excepciones con respecto a la obligatoriedad de estar registrado en el RUP para celebrar contratos con entidades estatales, como en los casos de contratación directa, contratos para la prestación de servicios de salud, contratos de mínima cuantía, enajenación de bienes del Estado, contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas, los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole.

Si tiene dudas con respecto al procedimiento que debe seguir o los documentos que debe presentar o diligenciar para realizar la renovación, inscripción o modificación del RUP, no dude en contactarnos.