Se Acerca el Vencimiento del Plazo Máximo para Pagar la Prima de Servicios

De acuerdo al artículo 306 del Código Sustantivo de Trabajo, los empleadores tienen la obligación de pagar a sus empleados una prestación social denominada “prima de servicios” correspondiente a 30 días de salario por año, es decir, por cada año laborado se deberá reconocer 30 días de salario. Esta prima deberá reconocerse en dos pagos: la mitad a más tardar el 30 de junio y la otra mitad a más tardar los primeros veinte días de diciembre. El reconocimiento de este pago debe hacerse por todo el semestre trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado.

Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que todos los trabajadores que estén vinculados mediante un contrato de trabajo tienen derecho a la prima de servicios, incluyendo trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar, trabajadores por días o trabajadores de fincas y, en general, quienes sean considerados como trabajadores dependientes.

De acuerdo a lo anterior, a más tardar el 30 de junio del año en curso usted tendrá la obligación de realizar un pago equivalente a la mitad del salario mensual que perciban sus trabajadores, para aquellos que han laborado desde el 1 de enero o antes. Para aquellos trabajadores que iniciaron labores después del 1 de enero, se deberá pagar el valor proporcional que corresponda de acuerdo al tiempo laborado. En caso de que no efectúe el pago correspondiente antes de esta fecha, deberá pagar, como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retardo, hasta por 24 meses. Si transcurridos 24 meses, aún no ha efectuado el pago, deberá reconocer los intereses moratorios[1].

En caso de que tenga dudas frente a esta o cualquier otra obligación laboral, no dude en contactarnos.

[1] Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 65.

Normalizan Términos para Responder Derechos de Petición

El artículo 23 de la Constitución Política de Colombia reconoce el derecho que tienen los ciudadanos de presentar solicitudes y hacer peticiones a las autoridades, con el fin de obtener información sobre situaciones de interés general y/o particular. Adicionalmente, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece que existe la posibilidad de que los ciudadanos presenten peticiones también ante organizaciones privadas cuando sea necesario para garantizar sus derechos fundamentales. Estas peticiones deberán ser respondidas dentro del término que la ley señala. 

Al respecto, debe recordarse que en el marco de la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID-19, se expidió el Decreto legislativo 491 de 2020, que estableció una ampliación de dichos términos para dar respuesta a las peticiones. Así, las entidades públicas y privadas que recibieran derechos de petición tenían un plazo mayor para dar respuesta de fondo a las solicitudes que les fueran planteadas. Sin embargo, el pasado 17 de mayo, a través de la Ley 2207 de 2022, se derogó esta medida, por lo que los términos para dar respuesta a las diferentes peticiones vuelven a ser los señalados en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a saber:

  1. Para peticiones de documentos y de información, las entidades tendrán diez (10) días hábiles para dar respuesta contados desde la recepción de la petición. 
  2. Para las peticiones dirigidas a las autoridades sobre consultas frente a temas que están a su cargo, se tendrán treinta (30) días hábiles contados desde la recepción de la petición.
  3. Las demás peticiones que no se encuentren dentro de alguno de los supuestos anteriormente mencionados deberán resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

Para más información, no dude en contactarnos.

Guía Práctica: Depósito de Estados Financieros

El artículo 41 de la Ley 222 de 1995 establece que los estados financieros de las sociedades comerciales deben ser públicos, razón por la cual debe depositarse una copia de estos, junto con algunos documentos adicionales, en la Cámara de Comercio del domicilio social de la sociedad. De esta manera, la Cámara de Comercio podrá expedir una copia de los estados financieros a los terceros que lo soliciten y paguen los costos. Aquí resolvemos las dudas más frecuentes al respecto.

1.¿Quiénes están obligados a depositar esta información?

Todas las sociedades comerciales tienen la obligación de dar publicidad a sus estados financieros a través del depósito de los mismos ante la Cámara de Comercio del domicilio social de la compañía.

2.¿Esta obligación se cumple al renovar la matricula mercantil?

No, se trata de dos obligaciones diferentes. A pesar de que es necesario aportar cierta información financiera para poder renovar la matricula mercantil, esto no da cumplimiento a la obligación de depositar los estados financieros de la sociedad.

3.¿Qué información debe depositarse ante la Cámara de Comercio y cuál es el plazo para hacerlo?

El mencionado artículo 41 de la Ley 222 de 1995 establece que debe depositarse una copia de los siguientes documentos:

  • Los estados financieros de propósito general, que podrán ser básicos o consolidados[1], y que están conformados por:
    • El balance general,
    • El estado de resultados,
    • El estado de cambios en el patrimonio,
    • El estado de cambios en la situación financiera, y
    • El estado de flujos de efectivo.

  • Las notas a los estados financieros, y
  • El dictamen del revisor fiscal, si la sociedad cuenta con uno.

Adicionalmente, el artículo 41 establece que el plazo para realizar este depósito es dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados los estados financieros.

4 ¿Los estados financieros deben cumplir con algún requisito?

Los estados financieros se deben elaborar de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Adicionalmente, el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 establece que los estados financieros deberán estar certificados por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado. Esta certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros contables de la sociedad y cumplen con los requerimientos de los marcos técnicos normativos aplicables.  

Además de lo anterior, los estados financieros pueden presentarse en fotocopia simple o autenticada y deberán ser nítidos para que su contenido pueda ser consultado sin inconvenientes. Adicionalmente, se debe indicar el nombre y fecha de los documentos que se depositarán y estos documentos deberán estar suscritos por el representante legal de la sociedad y por el contador público que preparó los estados financieros o el revisor fiscal, en caso de que la sociedad cuente con uno.

5. ¿Cómo se realiza el depósito de esta información?

Se debe realizar el proceso de inscripción de los documentos mencionados anteriormente ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad y podrá hacerse de forma virtual o presencial, dependiendo de los servicios ofertados por la Cámara de Comercio que corresponda. Para esto, deberá presentarse una carta firmada por el representante legal de la sociedad en la que se manifieste que se realizará el depósito de los estados financieros y deberá realizarse el pago que corresponda por la inscripción de estos documentos.

6. ¿Existe alguna excepción a esta obligación? 

El artículo 41 establece que las distintas entidades que ejercen inspección, vigilancia y control podrán establecer casos en los cuales no se exija el depósito de esta información o se requiera un medio de publicidad adicional. A respecto debe recordarse que, por regla general, esta entidad es la Superintendencia de Sociedades, quien no ha establecido ninguna excepción o requisito adicional frente a esta obligación. Sin embargo, dependiendo del sector económico en el que se desarrolle la actividad de la sociedad, la entidad que vigila podrá ser diferente y podrían existir excepciones o requisitos adicionales. (Ej. la Superintendencia Financiera inspecciona y vigila a aquellas sociedades que desarrollan actividades que implican el manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público).

Por otra parte, este artículo establece que, en aquellos casos en los que las sociedades ya hayan depositado los estados financieros en Ia Superintendencia de Sociedades, ya sea por solicitud de esta entidad o porque están obligadas a presentar ante esta superintendencia sus estados financieros anualmente, no es necesario que sean depositados también en la Cámara de Comercio.

7. ¿Qué sucede si no se cumple con esta obligación?

La Superintendencia de Sociedades[2] ha establecido que la no preparación y difusión de los estados financieros puede dar lugar a que se impongan multas hasta de 200 salarios mínimos legales mensuales. Adicionalmente, los administradores y el revisor fiscal serán responsables por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.

En caso de que tenga dudas frente a esta o cualquier obligación de su sociedad, no dude en contactarnos.

[1] Superintendencia de Sociedades, Oficio 340-036460 del 2 de agosto de 2004

[2] Superintendencia de Sociedades, Oficio No. 220-51734.

Eliminado Requisito de Pre-Rut para Crear Empresa en la Cámara de Comercio de Bogotá

Uno de los requisitos indispensables para crear una sociedad, abrir sucursales de una sociedad extranjera o inscribir entidades sin ánimo de lucro, es el diligenciamiento de un borrador del Registro Único Tributario – RUT, conocido como “pre-RUT” y su presentación ante la Cámara de Comercio. En este formulario se encuentra toda la información que permite la identificación de la persona jurídica y de las personas naturales que la conforman. Sin embargo, con la finalidad de simplificar y agilizar este proceso, la Cámara de Comercio de Bogotá y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) acordaron eliminar este requisito.

El diligenciamiento y presentación de este formulario “pre-RUT” representaba un proceso adicional pues debía ser revisado y aprobado por los funcionarios de la DIAN, lo cual implicaba un tiempo de espera mayor en la generación de la matricula mercantil. Sin embargo, gracias a esta decisión de eliminar el “pre-RUT”, ahora sólo es necesario diligenciar el formulario del Registro Único Empresarial y presentarlo ante la Cámara de Comercio de Bogotá de forma virtual o presencial, junto con los demás formularios y documentos exigidos según el tipo de empresa que se quiera crear. Una vez se presente esta solicitud, se obtendrá de forma automática e inmediata el Número de Identificación Tributaria - NIT, sin que se requiera ningún proceso adicional.

Es de resaltar que la eliminación de este requisito aplica únicamente para la Cámara de Comercio de Bogotá, es decir, en la ciudad de Bogotá y en los municipios de Cundinamarca en los que tiene jurisdicción. Sin embargo, se espera que en un futuro cercano más Cámaras de Comercio se unan a esta decisión con el fin de simplificar este trámite en todo el país.

En caso de que requiera más información, no dude en contactarnos.

¿Qué Debe Hacer si sus Trabajadores Tienen COVID-19?

A través del Decreto 1109 del 2020 se establecieron diversas medidas que deben tenerse en cuenta en el momento de dar seguimiento a los casos de trabajadores contagiados con COVID-19 o que hayan tenido contacto con personas contagiadas. Además, se reguló el Aislamiento Selectivo Sostenible, entendido como la garantía que tienen los trabajadores de permanecer en el aislamiento obligatorio debido a su diagnóstico o sospecha de contagio con este virus, sin que se vean afectados sus ingresos. Al respecto, el Ministerio de Trabajo precisó[1] recientemente que los médicos tratantes podrán determinar la necesidad de otorgar incapacidades a los trabajadores en atención los síntomas que presenten. Adicionalmente, el médico tratante deberá considerar si el trabajador cuenta o no con la posibilidad de desarrollar sus labores de forma remota, mediante teletrabajo o trabajo en casa. Así, en caso de que el trabajador pueda desarrollar sus funciones bajo alguna de las modalidades anteriormente mencionadas y su estado de salud lo permita, no será necesaria la incapacidad médica. Por el contrario, si se requiere la presencia física del trabajador en el lugar de trabajo, el médico tratante deberá otorgarle una incapacidad que le permita dar cumplimiento al aislamiento obligatorio.

Además de lo anterior, el Ministerio de Trabajo estableció cómo debe procederse ante trabajadores que pertenezcan al Régimen Contributivo y las diferencias para quienes pertenezcan al Régimen Subsidiado, así:

  1. En caso de que el trabajador pertenezca al Régimen Contributivo y cuente con incapacidad: las Entidades Promotoras de Salud – EPS o las Administradoras de Riesgos Laborales – ARL serán las encargadas de reconocer los pagos a los trabajadores.
  2. En caso de que el trabajador pertenezca al Régimen Contributivo y no cuente con incapacidad a pesar de su diagnóstico o sospecha de contagio con COVID-19: los empleadores deberán permitir que los trabajadores desempeñen sus labores mediante teletrabajo o trabajo en casa durante el período que deban permanecer aislados, sin que su salario se vea afectado. Esta medida también es aplicable a aquellos trabajadores que, a pesar de que el desarrollo de sus funciones no haga uso de las tecnologías de la información y comunicación, puedan en todo caso desarrollarlas sin que se requiera su presencia física en el lugar de trabajo.
  3. En caso de que el trabajador pertenezca al Régimen Subsidiado de Salud: si el trabajador cuenta con diagnostico confirmado de COVID-19 y cumple con el aislamiento obligatorio, tendrá derecho a recibir una compensación económica temporal que corresponde a siete (7) días de Salario Mínimo Legal Diario Vigente por una única vez. En este caso no se toma en cuenta si se le ha otorgado una incapacidad médica o no, sino únicamente si cumplió o no con el aislamiento obligatorio.

Adicionalmente, el Ministerio de Trabajo recordó a los empleadores que cuentan con diferentes herramientas para proteger y conservar los empleos durante la emergencia sanitaria que se extiende hasta el próximo 30 de junio, como lo son: (i) trabajo en casa, (ii) teletrabajo, (iii) vacaciones anuales, anticipadas y colectivas, (iv) permisos remunerados, (v) salario sin prestación del servicio, y (vi) licencias remuneradas compensables.

Para más información al respecto, no dude en contactarnos.

[1] Ministerio de Trabajo, respuesta con Radicado No. 2EE2021410600000061823.

Guía Práctica: La Causal de Disolución por No Cumplimiento de la “Hipótesis de Negocio en Marcha”

La Ley 2069 de 2020 derogó expresamente la causal de disolución por pérdidas, según la cual las sociedades se debían disolver cuando las perdidas disminuían su patrimonio por debajo del 50% de su capital social. En su lugar, esta ley establece que las sociedades entrarán en disolución por el no cumplimiento del principio de hipótesis de negocio en marcha. A continuación, resolvemos las preguntas más frecuentes al respecto.

1. ¿En qué consiste la hipótesis de negocio en marcha?

Se entiende como la intención y capacidad que tiene una sociedad para continuar con sus operaciones en un futuro predecible. Una consideración importante a tener en cuenta dentro del análisis del cumplimiento de esta hipótesis es que la sociedad cuente con los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones cuando ellas sean exigibles[1]. De acuerdo a lo anterior, en caso de que la información financiera, operacional o legal de la compañía no permita inferir esta continuidad en el negocio, se entenderá que se configura una causal de disolución, pues la sociedad no tiene alternativas reales diferentes a las de terminar sus operaciones y liquidarse[2].

2. ¿Cuándo debe verificarse el cumplimiento de esta hipótesis?

El Decreto 854 de 2021 establece que la verificación del cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha se debe hacer en el momento de la preparación de los estados financieros de propósito general al final de cada ejercicio social. Sin embargo, durante el ejercicio contable, el administrador debe monitorear la información financiera de la sociedad para determinar si existen deterioros patrimoniales o riesgos de insolvencia.

3. ¿Qué información debe tenerse en cuenta en el momento de verificar este cumplimiento?

El decreto 854 establece que, para la verificación del cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha por parte de la administración de la sociedad, debe tenerse en cuenta toda la información y proyecciones sobre el futuro de la sociedad. Esta información debe cubrir, por lo menos, los doce (12) meses siguientes a partir del final del periodo que se informa. Así, se presume que en los casos en los que la sociedad cuente con un historial de operaciones rentable y un pronto acceso a recursos financieros, cumple con la hipótesis de negocio en marcha y no se requiere de un análisis detallado.

Adicionalmente, el Decreto 1378 de 2021 establece que, para la verificación del cumplimiento de esta hipótesis, los administradores deben tener en cuenta todos los indicadores que sean aplicables al modelo de negocio de la sociedad y al sector en el que se desarrolla el objeto social y, en caso de que sean aplicables, los siguientes:

  • En caso de que el patrimonio total de la sociedad sea inferior a $0, se entenderá que existe un deterioro patrimonial.
  • Igualmente, se estará ante un deterioro patrimonial cuando se obtenga una utilidad negativa en el resultado del ejercicio de dos periodos consecutivos de cierre.
  • Existirá riesgo de insolvencia cuando se obtengan dos periodos consecutivos de cierre con un resultado inferior a 1,0 al dividir en cada ejercicio el activo corriente por el pasivo corriente.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que estos indicadores tienen la finalidad de facilitar el monitoreo de la situación de la sociedad sin que el hecho de que exista un deterioro patrimonial y/o riesgo de insolvencia implique necesariamente que la sociedad deba ser disuelta y liquidada. Ante esta situación, la administración deberá informar al máximo órgano social del posible incumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha para que ésta determine si es posible continuar con los negocios de la sociedad o si, por el contrario, deberá disolverse.

4. ¿Qué debe hacer la administración en caso de encontrar que no se cumple con la hipótesis?

En los casos en los que los administradores consideren razonablemente que la sociedad no cumple con la hipótesis de negocio en marcha y que por tanto se encuentra ante una causal de disolución, o cuando el análisis de los estados financieros y de las proyecciones de la empresa indique deterioros patrimoniales y riesgos de insolvencia, en los términos explicados en el anterior acápite: (i) no podrán iniciar nuevas operaciones distintas a las del giro ordinario de los negocios de la sociedad y, (ii) deberán convocar de forma inmediata a la asamblea general de accionistas o a la junta de socios para informarles de esta situación y que adopten la decisión de disolver y liquidar la sociedad o darle continuidad a los negocios. Esto se debe a que la hipótesis de negocio en marcha permite que los asociados de la compañía realicen un análisis de la situación de la sociedad según su propio criterio y teniendo en cuenta las particularidades de la sociedad, pues no se trata de una causal estricta y objetiva que resulte necesariamente en disolución. Si los administradores no dan cumplimiento a estas obligaciones, responderán solidariamente por los perjuicios ocasionados a los asociados o a terceros (Artículo 4, ley 2069 de 2020).

5. ¿Se encuentra vigente esta causal de disolución?

Con la finalidad de apoyar a las empresas y reducir las afectaciones generadas por el COVID-19, esta causal de disolución fue suspendida temporalmente. Sin embargo, este término de suspensión temporal venció el pasado 16 de abril de 2022 por lo que, a partir de esta fecha, entró nuevamente en vigencia.

En caso de que tenga dudas con respecto a este o cualquier otro tema que afecte a su compañía, contactarnos.

[1] Anexo 5 del Decreto 2420 de 2015.

[2] Oficio 220-047475 de 2021, Superintendencia de Sociedades.

Disminución de Capital Social con Reembolso de Aportes

El pasado 27 de abril, la Superintendencia de Sociedades expidió el Oficio 220-106568 sobre la disminución del capital de una sociedad con reembolso de los aportes en el que recuenta los conceptos que ha emitido con anterioridad respecto a este tema. Debe recordarse que el capital social de una sociedad está conformado por los aportes que los socios o accionistas han realizado, los cuales pasan a formar parte del patrimonio de la persona jurídica, quien dispone de esos bienes para el desarrollo de su objeto social [1]. De acuerdo con el artículo 122 del Código de Comercio, esta disminución del capital social requiere una reforma a los estatutos de la sociedad, por lo que, además de requerirse la aprobación de los socios o accionistas para proceder con esta medida, se deberá cumplir con lo que los estatutos y la ley establezcan para la aprobación y formalización de las reformas estatutarias [2]. Adicionalmente, el reembolso de los aportes se refiere a la devolución que se hace al asociado del valor que previamente había aportado a la sociedad. Este valor será calculado dependiendo de la reducción en el capital social que efectivamente sea decretada y en proporción a la participación que tenga cada asociado, si en los estatutos no se ha estipulado algo diferente [3].

Sumado a lo anterior, la Superintendencia de Sociedades ha establecido en su Circular Básica Jurídica que, de conformidad con el artículo 145 del Código de Comercio, autoriza de forma general la disminución del capital de todas las sociedades que estén sometidas a su inspección, vigilancia o control y que se encuentren dentro de alguno de los siguientes supuestos: (i) la sociedad no cuenta con pasivo externo, (ii) la sociedad sí cuenta con pasivo externo, pero una vez se realice la reducción del capital, los activos sociales equivaldrán, por lo menos, al doble del pasivo externo, o (iii) los acreedores aceptan, expresamente y por escrito, la realización de esta reducción del capital, sin importar el monto de los activos sociales. Sin embargo, en caso de que no se cumpla lo anterior, la sociedad debe presentar por escrito una solicitud particular para que la superintendencia autorice la disminución del capital con reembolso de aportes que se pretende realizar. Adicionalmente, en caso de que el pasivo externo de la sociedad provenga de prestaciones sociales, la autoridad laboral competente deberá dar su aprobación.

El reembolso de los aportes a los asociados interesados puede realizarse mediante la entrega de dinero o de bienes en especie. Sin embargo, la forma en la que este reembolso se realizará y el avalúo de los bienes que se entregarán a los asociados, debe ser discutido y aprobado por el máximo órgano social (asamblea de accionistas o junta de socios) pues no existe ninguna disposición legal que indique el procedimiento a seguir.

Por último, es importante tener en cuenta que el representante legal y el revisor fiscal (si lo hubiere) de la sociedad, son responsables de que no se causen perjuicios a los demás asociados que no participen en el reembolso, ni a la sociedad misma, con la realización de esta operación. Así mismo, deben velar porque el desarrollo del objeto social no se vea afectado negativamente por la realización de esta operación de reembolso.

Para más información al respecto, contactarnos.

[1] Oficio 220-53255 de 2001, Superintendencia de Sociedades.

[2] Artículo 147, Código de Comercio.

[3] Artículo 144, Código de Comercio.

Nueva Regulación Para los Contratos de Trabajo en Casa

El pasado 27 de abril, a través del Decreto 649 de 2022, el Ministerio de Trabajo reglamentó el procedimiento para la habilitación del trabajo en casa, entendida como la autorización ocasional, temporal y excepcional dada por el empleador al trabajador para desempeñar sus labores desde su casa. Esta habilitación se otorga con base en circunstancias extraordinarias que se espera sean superadas con el tiempo, lo que permite al empleador aceptar que el trabajador cumpla sus funciones en un sitio diferente al lugar habitual de trabajo, sin que esto implique una modificación o afectación a los derechos y garantías de los trabajadores ni a las condiciones laborales acordadas al inicio de la relación contractual. Así, detallamos a continuación cómo es el procedimiento para la habilitación que establece este nuevo decreto.

La habilitación del trabajo en casa podrá ser solicitada por el trabajador, quien deberá informar por escrito, ya sea en medio físico o digital, de la ocurrencia de circunstancias excepcionales, anexando las pruebas que acrediten su ocurrencia, y pidiendo que se le habilite para desarrollar sus funciones desde casa. Sin embargo, la sola presentación de la solicitud no implica que el empleador deba concederla, pues no se trata de un derecho del trabajador. Por otro lado, la habilitación del trabajo en casa podrá ser implementada por el empleador con respecto a uno o varios de sus trabajadores ante la ocurrencia de estas situaciones extraordinarias sin necesidad de solicitud previa. En ambos casos, la decisión de habilitar el trabajo en casa debe constar por escrito, mediante comunicación enviada al trabajador, de forma física o digital, en la que se informe: (i) la situación ocasional y excepcional que permite otorgar la habilitación de trabajo en casa; (ii) el término de duración de esta habilitación, que podrá ser de máximo seis (6) meses, a menos de que persistan las circunstancias que dieron lugar a la habilitación de trabajo en casa, caso en el cual se mantendrá vigente hasta que desaparezcan dichas circunstancias[1] ; (iii) las funciones que deberá desarrollar el trabajador durante la habilitación; (iv) los medios de comunicación a través de los cuales el empleador y trabajador podrán informar cualquier novedad; (v) los canales de queja y denuncia para presentar inquietudes o reclamos por vulneración a su derecho de desconexión laboral o por acoso laboral, (vi) la dirección física desde la cual el trabajador ejecutará sus labores, (vii) si existe acuerdo para que el trabajador utilice sus propios equipos para el desarrollo de sus funciones, y si se pagará una compensación por esto o no, pues de no existir acuerdo, el empleador deberá suministrarlos, relacionando todos los equipos y herramientas que serán entregados junto con las responsabilidades en cuanto a su custodia y el procedimiento a seguir para la entrega y devolución de los mismos, y (ix) las medidas de seguridad informática a las que debe dar cumplimiento el trabajador. Además, este decreto también establece nuevas obligaciones, previas a la habilitación de trabajo en casa, en cabeza de los empleadores, quienes deben: (i) diligenciar el formulario que disponga la Administradora de Riesgos Laborales – ARL, informándole sobre la habilitación del trabajo en casa, el período por el cual se otorgará la habilitación y la dirección física desde la cual el trabajador desempeñará sus labores, (ii) contar con el procedimiento necesario para garantizar el derecho a la desconexión laboral, y (iii) capacitar a los trabajadores para garantizar el uso adecuado de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

En caso de recibir una solicitud de habilitación, el empleador debe dar respuesta por escrito en un término no superior a cinco (5) días, teniendo en cuenta dentro de los criterios para conceder la habilitación, además de la existencia de circunstancias excepcionales, la posibilidad de que la labor contratada pueda ejecutarse fuera del lugar habitual de trabajo sin que se afecte la adecuada prestación del servicio o la productividad del trabajador y si la empresa cuenta con las herramientas necesarias. Una vez se conceda la habilitación del trabajo en casa, el empleador debe incluir el trabajo en casa dentro de su metodología para identificar, evaluar, valorar y controlar los peligros y riesgos de los trabajadores de la empresa y adoptar todas las acciones necesarias en su Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST. Así mismo, debe tomar las acciones que correspondan para proteger y garantizar la dignidad humana y los derechos del trabajador. Cuando venza el término de habilitación de trabajo en casa o se superen las condiciones que dieron lugar a esta habilitación, el empleador deberá informar al trabajador, de manera inmediata, sobre la terminación y retorno a su lugar de trabajo habitual.

Por último, debe tenerse en cuenta que la habilitación para trabajo en casa incluye la posibilidad de laborar desde el extranjero con previa autorización del empleador, quien debe informar de esta situación a la ARL y tomar todas las medidas necesarias para garantizar que el trabajador esté afiliado y amparado por el Sistema de Seguridad Social Integral. Adicionalmente, también existe la posibilidad de desarrollar el trabajo en casa bajo el modelo de la alternancia, es decir, el empleador podrá determinar que algunos días a la semana el trabajador desarrolle la labor contratada de forma presencial en el lugar habitual de trabajo y otros días desde casa.

En caso de que tenga dudas con respecto a estas obligaciones o cualquier asunto laboral, no dude en contactarnos para poderle brindar la asesoría que necesita.

[1] Ley 2088 de 2021, artículo 7.

Guía Práctica: Inscripción de Libros de Comercio Ante la Cámara de Comercio

De conformidad con el artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todos los comerciantes matricularse en el registro mercantil e inscribir todos los actos, libros y documentos que la ley exija. Específicamente, con respecto a los libros, el artículo 28 del Código de Comercio establece que deben inscribirse el Libro de Registro de Socios o Accionistas y el Libros de Actas de Asamblea o Juntas de Socios. Al respecto aclaramos algunas de las dudas más frecuentes: 

1.¿Cuáles son los libros que deben inscribirse y en qué consisten?

Los libros que deben inscribirse son dos: (i) el libro de registro de socios o accionistas y (ii) el libro de actas de asambleas de accionistas o juntas de socios. En estos libros, como su nombre lo indica, se deben hacer los registros de los accionistas o socios propietarios de la sociedad y las actas de reuniones que estos socios o accionistas realizan para discutir y decidir sobre asuntos de la sociedad.

De acuerdo con el artículo 56 del Código de Comercio, estos libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre y cuando las hojas o tarjetas estén numeradas y permitan su archivo en orden. También podrán llevarse en archivos electrónicos que deben garantizar la inalterabilidad, integridad, seguridad y conservación de la información.

2. ¿Dónde debe hacerse la inscripción y quién puede hacerla?

La solicitud de inscripción debe presentarse por el representante legal, o un tercero que cuente con poder válidamente otorgado para adelantar la inscripción, ante la Cámara de Comercio en la cual se encuentra matriculada la sociedad.

3. ¿Cuándo y cómo puede realizarse esta inscripción?

La inscripción de los libros puede solicitarse en cualquier momento y debe adelantarse en las sedes de la Cámara de Comercio en la cual se encuentre matriculada la sociedad. Sin embargo, para el caso de los libros electrónicos, la inscripción debe realizarse anualmente y puede adelantarse de forma virtual. 

4. ¿Dónde pueden adquirirse estos libros? 

En cuanto a la adquisición de los libros de registro de socios o accionistas y de actas de junta o asamblea, hay dos opciones:

  • Podrán comprarse en papelerías donde se encontrarán diferentes opciones que se acomodarán a las necesidades de la sociedad, variando en la orientación de las hojas, la cantidad de folios o páginas disponibles, entre otros.
  • Es usual que las Cámaras de Comercio presten el servicio de venta de hojas impresas y rubricadas, permitiendo que los comerciantes adquieran únicamente la cantidad de hojas que consideren necesarias y facilitando el proceso de enumerar y codificar las hojas, pues de esto se encarga la entidad. Así, no se tendría que comprar un libro completo, sino simplemente la cantidad de hojas que se requieran, debiendo guardarlas en carpetas que permitan su debido almacenamiento y custodia.

5. ¿Cómo deben presentarse los libros para su inscripción?

Los comerciantes deben presentar los libros en blanco, es decir, sin ningún tipo de información consignada, salvo la numeración consecutiva de las hojas incluyendo el código que se haya decidido adoptar, según se explica en el acápite siguiente, y el nombre del libro. Así mismo, las pastas de los libros deben rotularse con el nombre del libro y de la sociedad.

Con respecto a los libros electrónicos, basta con presentar la solicitud de inscripción de forma virtual, diligenciando la información solicitada por la Cámara de Comercio que corresponda, quien se encargará de revisar la solicitud y decidir sobre su procedencia.

6. ¿Qué documentos se deben presentar durante este proceso? 

Se debe presentar una solicitud por escrito firmada por el representante legal, en la que se especifique: (i) la fecha de la solicitud, (ii) la razón social, (iii) el NIT de la sociedad, (iv) el número de matrícula, (v) el nombre o destinación de los libros (libro de socios, accionistas, o actas), (vi) cantidad de hojas útiles de cada libro, (vii) la numeración consecutiva y (viii) el rango de numeración. En caso de que el libro tenga hojas removibles, se debe indicar el código que las identificará; este código debe tener entre uno (1) y seis (6) caracteres y podrá estar conformado por letras y/o números. Este código debe incluirse en cada una de las hojas del libro correspondiente. Como ejemplo, para el libro de accionistas se puede elegir el código “ACC” y para el libro de registro de actas el código “ACT”. En todo caso, podrá elegirse cualquier código que cumpla con el límite de caracteres mencionado y que esté conformado únicamente por letras y números. 

A pesar de lo anterior, es usual que las Cámaras de Comercio cuenten con un formato preestablecido que facilitará esta tarea pues solamente deberán llenarse los espacios en blanco con la información que requiere la Cámara. Este formato deberá estar firmado por el representante legal. Adicionalmente, en caso de que quien vaya a realizar la solicitud no sea el representante legal, debe presentarse también poder especial mediante el cual se le otorgue la facultad de presentar esta solicitud junto con copia de su documento de identidad. 

7. ¿Qué se debe hacer en caso de que se acabe el libro o se extravíe?

En caso de que ya se cuente con un libro inscrito pero se hayan utilizado todas las hojas, se debe adquirir un nuevo libro y presentar una nueva solicitud de inscripción. Así, es necesario diligenciar nuevamente el formato de solicitud de inscripción y presentar, junto con el libro nuevo, el libro anterior terminado o una constancia o certificación del revisor fiscal o del contador público de la sociedad en la que se informe de la terminación del libro o que está próximo a terminarse.

Por otra parte, en caso de que el libro se haya extraviado o destruido, debe también adquirirse un nuevo libro y diligenciar nuevamente el formato de solicitud de inscripción. Adicionalmente, debe anexarse copia del denuncio de extravío o destrucción presentado ante la autoridad competente en el que debe indicarse el nombre de la sociedad el nombre del libro y el número de registro ante la Cámara de Comercio de dicho libro.

En caso de que tenga dudas sobre este o cualquier otro trámite que deba adelantar ante la Cámara de Comercio, no dude en contactarnos.