Nuestro socio director y especialista en derecho corporativo, Sebastián Béndiksen, comparte su perspicacia con Revista Semana sobre la entrada de empresas peruanas en Colombia y su impacto en la creciente integración económica y comercial entre estas dos naciones.
Descubra más acerca de esta expansión empresarial y sus potenciales contribuciones.
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En la actualidad se ha popularizado la contratación de trabajadores que desarrollan sus funciones a través de las tecnologías de la información y la comunicación. Es por esta razón que el Ministerio de Trabajo se ha ocupado de reglamentar las diferentes modalidades de contratación a distancia para que tanto empleadores como trabajadores conozcan sus derechos y den cumplimiento a sus obligaciones. Aquí le contamos cuáles son estas modalidades y respondemos las preguntas más frecuentes al respecto:
1. ¿En qué consiste cada una de estas modalidades?
2. Entonces, ¿en qué se diferencian?
La principal diferencia radica en que el trabajo en casa es la habilitación que otorga el empleador al trabajador para desarrollar sus funciones desde casa debido a la ocurrencia de una situación extraordinaria. Así, se trata de una autorización temporal, por lo que una vez se supere esta situación extraordinaria, el trabajador deberá volver a su lugar de trabajo. Por su parte, el trabajo remoto es completamente virtual y nunca hay un contacto físico entre el empleador y el trabajador salvo en circunstancias especiales. Por último, el teletrabajo implica la prestación del servicio a través de medios tecnológicos, pero con la posibilidad de que el trabajador acuda ocasionalmente al lugar de trabajo de acuerdo a lo que requiera la empresa.
3. ¿Deben constar por escrito?
Sí. Para el trabajo en casa, basta con la notificación por parte del empleador de la habilitación del trabajo en casa. Es decir, no se requiere modificar el contrato inicial ni celebrar uno nuevo. Sin embargo, esta notificación escrita deberá incluir determinada información como la situación que permite otorgar esta habilitación, el término de duración, las funciones que deberá desarrollar el trabajador, entre otros. Para el caso del teletrabajo y del trabajo remoto, sí es necesario que el contrato laboral indique claramente la modalidad elegida junto con todas las condiciones, obligaciones y derechos que tendrán las partes. Así, en caso de que se decida cambiar la modalidad de trabajo inicialmente pactada, deberá modificarse el contrato laboral inicial.
4. ¿En las tres modalidades se reconoce el derecho a la desconexión?
Sí, en las tres modalidades el empleador tiene la obligación de reconocer al trabajador el derecho a la desconexión laboral que busca garantizar el respeto a los tiempos libres y descansos de los trabajadores para que puedan gozar plenamente de estos espacios y concilien la vida personal y familiar con la laboral.
5. ¿Qué es el auxilio de conectividad digital?
Se trata de un cambio en la destinación del auxilio de transporte para aquellos trabajadores que se encuentren habilitados temporalmente para trabajar en casa, con el fin de facilitarles el acceso a los servicios de conectividad que requieran para continuar con el desempeño de sus labores desde sus residencias. Así, a los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (2 SMLMV) y que se les reconozca el pago del auxilio de transporte, durante el tiempo que presten sus servicios bajo la habilitación de trabajo en casa recibirán este pago a título de auxilio de conectividad digital (artículo 10, Ley 2088 de 2021).
6. ¿En las tres modalidades de trabajo a distancia es obligatorio reconocer el auxilio de conectividad digital?
No, como se mencionó anteriormente este auxilio sólo debe reconocerse a los trabajadores que: (i) devenguen hasta dos (2) SMLMV, (ii) tengan derecho al auxilio de transporte, y (iii) estén desarrollando sus funciones bajo la modalidad temporal y transitoria de trabajo en casa.
Sin embargo, para el caso del teletrabajo es posible fijar, de mutuo acuerdo, un auxilio compensatorio de costos de servicios públicos como Internet, telefonía fija y móvil y energía. Es decir, el trabajador y el empleador podrán acordar el reconocimiento de este auxilio compensatorio y el valor del mismo, pues no es obligatorio. De forma similar, para el caso de los trabajadores remotos, también es libertad de las partes pactar el pago del auxilio compensatorio, pues tampoco es obligatorio. No obstante, en caso de que sí sea pactado, el monto no podrá ser inferior al valor que haya sido establecido para el auxilio de transporte.
7. ¿Es necesario que el empleador le suministre al trabajador elementos de trabajo?
Si bien el empleador podrá suministrar equipos y herramientas de trabajo adecuadas para el desarrollo de las funciones contratadas, también es posible pactar que el trabajador utilice sus propios equipos y herramientas. Adicionalmente, las partes podrán pactar un valor de compensación por el uso de estas herramientas propiedad del trabajador, pero NO es obligatorio pactarlo.
8. ¿Debe realizarse algún proceso ante la ARL?
Sí. Para cualquiera de las modalidades es necesario notificar a la ARL de la modalidad elegida, el lugar en el cual el trabajador desarrollará sus funciones, la jornada laboral y la clase de riesgo. Así mismo, en caso de que haya alguna modificación en esta información, también deberá informarse a la ARL.
9. ¿Deben ordenarse exámenes médicos ocupacionales a estos trabajadores?
Sí. El empleador debe ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicas, retiro y post incapacidad, según corresponda, para identificar las condiciones de salud del trabajador. Estas evaluaciones podrán realizarse a través de telemedicina.
10. ¿Es necesario contar con alguna reglamentación especial en el Reglamento Interno de Trabajo frente a estas modalidades?
No, la implementación de estas modalidades no implica la obligación de adicionar o modificar el reglamento interno de trabajo.
11. ¿Se debe notificar al Ministerio de Trabajo?
Solo para el caso de los teletrabajadores, pues el empleador debe informar al Ministerio del Trabajo el número de teletrabajadores con los que cuenta su empresa, para lo cual debe diligenciar el formulario digital que el Ministerio estableció.
Para más información podrá consultar nuestras entradas sobre teletrabajo, trabajo en casa y trabajo remoto o puede contactarnos.
Uno de los requisitos indispensables para crear una sociedad, abrir sucursales de una sociedad extranjera o inscribir entidades sin ánimo de lucro, es el diligenciamiento de un borrador del Registro Único Tributario – RUT, conocido como “pre-RUT” y su presentación ante la Cámara de Comercio. En este formulario se encuentra toda la información que permite la identificación de la persona jurídica y de las personas naturales que la conforman. Sin embargo, con la finalidad de simplificar y agilizar este proceso, la Cámara de Comercio de Bogotá y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) acordaron eliminar este requisito.
El diligenciamiento y presentación de este formulario “pre-RUT” representaba un proceso adicional pues debía ser revisado y aprobado por los funcionarios de la DIAN, lo cual implicaba un tiempo de espera mayor en la generación de la matricula mercantil. Sin embargo, gracias a esta decisión de eliminar el “pre-RUT”, ahora sólo es necesario diligenciar el formulario del Registro Único Empresarial y presentarlo ante la Cámara de Comercio de Bogotá de forma virtual o presencial, junto con los demás formularios y documentos exigidos según el tipo de empresa que se quiera crear. Una vez se presente esta solicitud, se obtendrá de forma automática e inmediata el Número de Identificación Tributaria - NIT, sin que se requiera ningún proceso adicional.
Es de resaltar que la eliminación de este requisito aplica únicamente para la Cámara de Comercio de Bogotá, es decir, en la ciudad de Bogotá y en los municipios de Cundinamarca en los que tiene jurisdicción. Sin embargo, se espera que en un futuro cercano más Cámaras de Comercio se unan a esta decisión con el fin de simplificar este trámite en todo el país.
En caso de que requiera más información, no dude en contactarnos.
De conformidad con el artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todos los comerciantes matricularse en el registro mercantil e inscribir todos los actos, libros y documentos que la ley exija. Específicamente, con respecto a los libros, el artículo 28 del Código de Comercio establece que deben inscribirse el Libro de Registro de Socios o Accionistas y el Libros de Actas de Asamblea o Juntas de Socios. Al respecto aclaramos algunas de las dudas más frecuentes:
1.¿Cuáles son los libros que deben inscribirse y en qué consisten?
Los libros que deben inscribirse son dos: (i) el libro de registro de socios o accionistas y (ii) el libro de actas de asambleas de accionistas o juntas de socios. En estos libros, como su nombre lo indica, se deben hacer los registros de los accionistas o socios propietarios de la sociedad y las actas de reuniones que estos socios o accionistas realizan para discutir y decidir sobre asuntos de la sociedad.
De acuerdo con el artículo 56 del Código de Comercio, estos libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre y cuando las hojas o tarjetas estén numeradas y permitan su archivo en orden. También podrán llevarse en archivos electrónicos que deben garantizar la inalterabilidad, integridad, seguridad y conservación de la información.
2. ¿Dónde debe hacerse la inscripción y quién puede hacerla?
La solicitud de inscripción debe presentarse por el representante legal, o un tercero que cuente con poder válidamente otorgado para adelantar la inscripción, ante la Cámara de Comercio en la cual se encuentra matriculada la sociedad.
3. ¿Cuándo y cómo puede realizarse esta inscripción?
La inscripción de los libros puede solicitarse en cualquier momento y debe adelantarse en las sedes de la Cámara de Comercio en la cual se encuentre matriculada la sociedad. Sin embargo, para el caso de los libros electrónicos, la inscripción debe realizarse anualmente y puede adelantarse de forma virtual.
4. ¿Dónde pueden adquirirse estos libros?
En cuanto a la adquisición de los libros de registro de socios o accionistas y de actas de junta o asamblea, hay dos opciones:
5. ¿Cómo deben presentarse los libros para su inscripción?
Los comerciantes deben presentar los libros en blanco, es decir, sin ningún tipo de información consignada, salvo la numeración consecutiva de las hojas incluyendo el código que se haya decidido adoptar, según se explica en el acápite siguiente, y el nombre del libro. Así mismo, las pastas de los libros deben rotularse con el nombre del libro y de la sociedad.
Con respecto a los libros electrónicos, basta con presentar la solicitud de inscripción de forma virtual, diligenciando la información solicitada por la Cámara de Comercio que corresponda, quien se encargará de revisar la solicitud y decidir sobre su procedencia.
6. ¿Qué documentos se deben presentar durante este proceso?
Se debe presentar una solicitud por escrito firmada por el representante legal, en la que se especifique: (i) la fecha de la solicitud, (ii) la razón social, (iii) el NIT de la sociedad, (iv) el número de matrícula, (v) el nombre o destinación de los libros (libro de socios, accionistas, o actas), (vi) cantidad de hojas útiles de cada libro, (vii) la numeración consecutiva y (viii) el rango de numeración. En caso de que el libro tenga hojas removibles, se debe indicar el código que las identificará; este código debe tener entre uno (1) y seis (6) caracteres y podrá estar conformado por letras y/o números. Este código debe incluirse en cada una de las hojas del libro correspondiente. Como ejemplo, para el libro de accionistas se puede elegir el código “ACC” y para el libro de registro de actas el código “ACT”. En todo caso, podrá elegirse cualquier código que cumpla con el límite de caracteres mencionado y que esté conformado únicamente por letras y números.
A pesar de lo anterior, es usual que las Cámaras de Comercio cuenten con un formato preestablecido que facilitará esta tarea pues solamente deberán llenarse los espacios en blanco con la información que requiere la Cámara. Este formato deberá estar firmado por el representante legal. Adicionalmente, en caso de que quien vaya a realizar la solicitud no sea el representante legal, debe presentarse también poder especial mediante el cual se le otorgue la facultad de presentar esta solicitud junto con copia de su documento de identidad.
7. ¿Qué se debe hacer en caso de que se acabe el libro o se extravíe?
En caso de que ya se cuente con un libro inscrito pero se hayan utilizado todas las hojas, se debe adquirir un nuevo libro y presentar una nueva solicitud de inscripción. Así, es necesario diligenciar nuevamente el formato de solicitud de inscripción y presentar, junto con el libro nuevo, el libro anterior terminado o una constancia o certificación del revisor fiscal o del contador público de la sociedad en la que se informe de la terminación del libro o que está próximo a terminarse.
Por otra parte, en caso de que el libro se haya extraviado o destruido, debe también adquirirse un nuevo libro y diligenciar nuevamente el formato de solicitud de inscripción. Adicionalmente, debe anexarse copia del denuncio de extravío o destrucción presentado ante la autoridad competente en el que debe indicarse el nombre de la sociedad el nombre del libro y el número de registro ante la Cámara de Comercio de dicho libro.
En caso de que tenga dudas sobre este o cualquier otro trámite que deba adelantar ante la Cámara de Comercio, no dude en contactarnos.
