Se Acerca el Vencimiento del Plazo Máximo para Pagar la Prima de Servicios

De acuerdo al artículo 306 del Código Sustantivo de Trabajo, los empleadores tienen la obligación de pagar a sus empleados una prestación social denominada “prima de servicios” correspondiente a 30 días de salario por año, es decir, por cada año laborado se deberá reconocer 30 días de salario. Esta prima deberá reconocerse en dos pagos: la mitad a más tardar el 30 de junio y la otra mitad a más tardar los primeros veinte días de diciembre. El reconocimiento de este pago debe hacerse por todo el semestre trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado.

Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que todos los trabajadores que estén vinculados mediante un contrato de trabajo tienen derecho a la prima de servicios, incluyendo trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar, trabajadores por días o trabajadores de fincas y, en general, quienes sean considerados como trabajadores dependientes.

De acuerdo a lo anterior, a más tardar el 30 de junio del año en curso usted tendrá la obligación de realizar un pago equivalente a la mitad del salario mensual que perciban sus trabajadores, para aquellos que han laborado desde el 1 de enero o antes. Para aquellos trabajadores que iniciaron labores después del 1 de enero, se deberá pagar el valor proporcional que corresponda de acuerdo al tiempo laborado. En caso de que no efectúe el pago correspondiente antes de esta fecha, deberá pagar, como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retardo, hasta por 24 meses. Si transcurridos 24 meses, aún no ha efectuado el pago, deberá reconocer los intereses moratorios[1].

En caso de que tenga dudas frente a esta o cualquier otra obligación laboral, no dude en contactarnos.

[1] Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 65.

¿Qué Debe Hacer si sus Trabajadores Tienen COVID-19?

A través del Decreto 1109 del 2020 se establecieron diversas medidas que deben tenerse en cuenta en el momento de dar seguimiento a los casos de trabajadores contagiados con COVID-19 o que hayan tenido contacto con personas contagiadas. Además, se reguló el Aislamiento Selectivo Sostenible, entendido como la garantía que tienen los trabajadores de permanecer en el aislamiento obligatorio debido a su diagnóstico o sospecha de contagio con este virus, sin que se vean afectados sus ingresos. Al respecto, el Ministerio de Trabajo precisó[1] recientemente que los médicos tratantes podrán determinar la necesidad de otorgar incapacidades a los trabajadores en atención los síntomas que presenten. Adicionalmente, el médico tratante deberá considerar si el trabajador cuenta o no con la posibilidad de desarrollar sus labores de forma remota, mediante teletrabajo o trabajo en casa. Así, en caso de que el trabajador pueda desarrollar sus funciones bajo alguna de las modalidades anteriormente mencionadas y su estado de salud lo permita, no será necesaria la incapacidad médica. Por el contrario, si se requiere la presencia física del trabajador en el lugar de trabajo, el médico tratante deberá otorgarle una incapacidad que le permita dar cumplimiento al aislamiento obligatorio.

Además de lo anterior, el Ministerio de Trabajo estableció cómo debe procederse ante trabajadores que pertenezcan al Régimen Contributivo y las diferencias para quienes pertenezcan al Régimen Subsidiado, así:

  1. En caso de que el trabajador pertenezca al Régimen Contributivo y cuente con incapacidad: las Entidades Promotoras de Salud – EPS o las Administradoras de Riesgos Laborales – ARL serán las encargadas de reconocer los pagos a los trabajadores.
  2. En caso de que el trabajador pertenezca al Régimen Contributivo y no cuente con incapacidad a pesar de su diagnóstico o sospecha de contagio con COVID-19: los empleadores deberán permitir que los trabajadores desempeñen sus labores mediante teletrabajo o trabajo en casa durante el período que deban permanecer aislados, sin que su salario se vea afectado. Esta medida también es aplicable a aquellos trabajadores que, a pesar de que el desarrollo de sus funciones no haga uso de las tecnologías de la información y comunicación, puedan en todo caso desarrollarlas sin que se requiera su presencia física en el lugar de trabajo.
  3. En caso de que el trabajador pertenezca al Régimen Subsidiado de Salud: si el trabajador cuenta con diagnostico confirmado de COVID-19 y cumple con el aislamiento obligatorio, tendrá derecho a recibir una compensación económica temporal que corresponde a siete (7) días de Salario Mínimo Legal Diario Vigente por una única vez. En este caso no se toma en cuenta si se le ha otorgado una incapacidad médica o no, sino únicamente si cumplió o no con el aislamiento obligatorio.

Adicionalmente, el Ministerio de Trabajo recordó a los empleadores que cuentan con diferentes herramientas para proteger y conservar los empleos durante la emergencia sanitaria que se extiende hasta el próximo 30 de junio, como lo son: (i) trabajo en casa, (ii) teletrabajo, (iii) vacaciones anuales, anticipadas y colectivas, (iv) permisos remunerados, (v) salario sin prestación del servicio, y (vi) licencias remuneradas compensables.

Para más información al respecto, no dude en contactarnos.

[1] Ministerio de Trabajo, respuesta con Radicado No. 2EE2021410600000061823.

Nueva Regulación Para los Contratos de Trabajo en Casa

El pasado 27 de abril, a través del Decreto 649 de 2022, el Ministerio de Trabajo reglamentó el procedimiento para la habilitación del trabajo en casa, entendida como la autorización ocasional, temporal y excepcional dada por el empleador al trabajador para desempeñar sus labores desde su casa. Esta habilitación se otorga con base en circunstancias extraordinarias que se espera sean superadas con el tiempo, lo que permite al empleador aceptar que el trabajador cumpla sus funciones en un sitio diferente al lugar habitual de trabajo, sin que esto implique una modificación o afectación a los derechos y garantías de los trabajadores ni a las condiciones laborales acordadas al inicio de la relación contractual. Así, detallamos a continuación cómo es el procedimiento para la habilitación que establece este nuevo decreto.

La habilitación del trabajo en casa podrá ser solicitada por el trabajador, quien deberá informar por escrito, ya sea en medio físico o digital, de la ocurrencia de circunstancias excepcionales, anexando las pruebas que acrediten su ocurrencia, y pidiendo que se le habilite para desarrollar sus funciones desde casa. Sin embargo, la sola presentación de la solicitud no implica que el empleador deba concederla, pues no se trata de un derecho del trabajador. Por otro lado, la habilitación del trabajo en casa podrá ser implementada por el empleador con respecto a uno o varios de sus trabajadores ante la ocurrencia de estas situaciones extraordinarias sin necesidad de solicitud previa. En ambos casos, la decisión de habilitar el trabajo en casa debe constar por escrito, mediante comunicación enviada al trabajador, de forma física o digital, en la que se informe: (i) la situación ocasional y excepcional que permite otorgar la habilitación de trabajo en casa; (ii) el término de duración de esta habilitación, que podrá ser de máximo seis (6) meses, a menos de que persistan las circunstancias que dieron lugar a la habilitación de trabajo en casa, caso en el cual se mantendrá vigente hasta que desaparezcan dichas circunstancias[1] ; (iii) las funciones que deberá desarrollar el trabajador durante la habilitación; (iv) los medios de comunicación a través de los cuales el empleador y trabajador podrán informar cualquier novedad; (v) los canales de queja y denuncia para presentar inquietudes o reclamos por vulneración a su derecho de desconexión laboral o por acoso laboral, (vi) la dirección física desde la cual el trabajador ejecutará sus labores, (vii) si existe acuerdo para que el trabajador utilice sus propios equipos para el desarrollo de sus funciones, y si se pagará una compensación por esto o no, pues de no existir acuerdo, el empleador deberá suministrarlos, relacionando todos los equipos y herramientas que serán entregados junto con las responsabilidades en cuanto a su custodia y el procedimiento a seguir para la entrega y devolución de los mismos, y (ix) las medidas de seguridad informática a las que debe dar cumplimiento el trabajador. Además, este decreto también establece nuevas obligaciones, previas a la habilitación de trabajo en casa, en cabeza de los empleadores, quienes deben: (i) diligenciar el formulario que disponga la Administradora de Riesgos Laborales – ARL, informándole sobre la habilitación del trabajo en casa, el período por el cual se otorgará la habilitación y la dirección física desde la cual el trabajador desempeñará sus labores, (ii) contar con el procedimiento necesario para garantizar el derecho a la desconexión laboral, y (iii) capacitar a los trabajadores para garantizar el uso adecuado de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

En caso de recibir una solicitud de habilitación, el empleador debe dar respuesta por escrito en un término no superior a cinco (5) días, teniendo en cuenta dentro de los criterios para conceder la habilitación, además de la existencia de circunstancias excepcionales, la posibilidad de que la labor contratada pueda ejecutarse fuera del lugar habitual de trabajo sin que se afecte la adecuada prestación del servicio o la productividad del trabajador y si la empresa cuenta con las herramientas necesarias. Una vez se conceda la habilitación del trabajo en casa, el empleador debe incluir el trabajo en casa dentro de su metodología para identificar, evaluar, valorar y controlar los peligros y riesgos de los trabajadores de la empresa y adoptar todas las acciones necesarias en su Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST. Así mismo, debe tomar las acciones que correspondan para proteger y garantizar la dignidad humana y los derechos del trabajador. Cuando venza el término de habilitación de trabajo en casa o se superen las condiciones que dieron lugar a esta habilitación, el empleador deberá informar al trabajador, de manera inmediata, sobre la terminación y retorno a su lugar de trabajo habitual.

Por último, debe tenerse en cuenta que la habilitación para trabajo en casa incluye la posibilidad de laborar desde el extranjero con previa autorización del empleador, quien debe informar de esta situación a la ARL y tomar todas las medidas necesarias para garantizar que el trabajador esté afiliado y amparado por el Sistema de Seguridad Social Integral. Adicionalmente, también existe la posibilidad de desarrollar el trabajo en casa bajo el modelo de la alternancia, es decir, el empleador podrá determinar que algunos días a la semana el trabajador desarrolle la labor contratada de forma presencial en el lugar habitual de trabajo y otros días desde casa.

En caso de que tenga dudas con respecto a estas obligaciones o cualquier asunto laboral, no dude en contactarnos para poderle brindar la asesoría que necesita.

[1] Ley 2088 de 2021, artículo 7.

Nueva Regulación Para los Contratos de Trabajo Remoto

El pasado 9 de abril, a través del Decreto 555 de 2022, el Ministerio de Trabajo reguló las condiciones que deben ser tenidas en cuenta por empleadores, trabajadores y Administradoras de Riesgos Laborales – ARL, para casos en los que el trabajador preste sus servicios de forma remota. Esta modalidad de trabajo se conoce como trabajo remoto y es una forma de ejecución de los contratos laborales en la cual se utilizan las tecnologías de la información y las comunicaciones u otros medios similares. Es decir, el empleador y el trabajador no interactúan físicamente pues todas las etapas del contrato se ejecutan de forma virtual . Por lo anterior, las empresas que deseen implementar el trabajo remoto deben contar con un procedimiento que reconozca y respete los derechos y garantías de los trabajadores, así como promover el uso adecuado de las tecnologías de la información y la comunicación de tal forma que eliminen las barreras que puedan limitar el desarrollo del trabajo remoto. En este orden de ideas, este decreto establece nuevas obligaciones en cabeza de los empleadores remotos, quienes deben cumplir con el envío de una copia del contrato de trabajo remoto a la ARL junto con: (i) la información del lugar elegido para la prestación del servicio, (ii) cualquier cambio sobre el mismo, (iii) la jornada semanal, (iv) la clase de riesgo que corresponde a las labores a ser ejecutadas y (v) la clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo, así como diligenciar el formulario que la ARL establezca. Adicionalmente, en la metodología para identificar, evaluar, valorar y controlar los peligros y riesgos de los trabajadores de la empresa debe incluirse la modalidad de trabajo remoto para adoptar todas las acciones necesarias en su Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST.

Así mismo, el empleador debe informar a los trabajadores sobre los mecanismos de comunicación disponibles para reportar cualquier novedad relacionada con el desempeño del trabajo remoto, los accidentes de trabajo y enfermedades laborales. De igual manera, todo empleador debe ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales periódicas para identificar las condiciones de salud de los trabajadores remotos. Por último, el empleador debe suministrar a los trabajadores con equipos de trabajo seguros y medios de protección adecuados, y verificar de forma virtual las condiciones de higiene y seguridad industrial del lugar donde los trabajadores desarrollarán sus funciones.

Con respecto al contrato de trabajo remoto, este decreto establece que debe contener las funciones que desarrollará el trabajador y las condiciones físicas del puesto de trabajo. Además, el contrato debe indicar qué elementos de trabajo se entregarán al trabajador remoto para el desarrollo efectivo de sus funciones, la responsabilidad de la custodia de estos elementos, la forma en la que se entregarán y devolverán estos elementos por parte del trabajador y las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador remoto. Adicionalmente, se debe especificar el costo del auxilio que pagará el empleador para compensar el costo de los servicios de energía, Internet y/o telefonía utilizados en la prestación del servicio por parte del trabajador, el cual no puede ser inferior al valor del auxilio de transporte establecido por el Gobierno Nacional. El empleador y el trabajador también pueden pactar un valor mensual como compensación por el uso de herramientas de trabajo que sean de propiedad del trabajador.

Por otra parte, el empleador puede exigir al trabajador remoto que, de forma excepcional, asista presencialmente a la oficina o lugar de trabajo del empleador. Estas circunstancias excepcionales deben constar expresamente en el contrato de trabajo. Además, pueden pactarse horarios flexibles entre las partes y el empleador pueden implementar los mecanismos tecnológicos que correspondan para comprobar y verificar el efectivo cumplimiento de esta jornada, sin perjuicio del derecho de los trabajadores a la desconexión laboral.

En caso de que tenga dudas con respecto a estas obligaciones o cualquier asunto laboral, no dude en contactarnos para poderle brindar la asesoría que necesita.

[1] Artículo 3, Ley 2121 de 2021.

¿Qué Son los “Pactos de Desalarización” y Cuáles Son Sus Límites?

De conformidad con el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo, constituye salario todo lo que el trabajador reciba como contraprestación directa del servicio que presta, sin importar si lo recibe en dinero o en especie, ni la forma o denominación que se le dé a este pago. Sin embargo, es posible que el empleador otorgue al trabajador otras sumas ocasionales con la finalidad de lograr el cabal desempeño de sus funciones, sin que se busque otorgar beneficios al trabajador ni enriquecer su patrimonio. Así mismo, es posible que las partes acuerden expresamente otorgar ciertos beneficios o auxilios al trabajador, ya sea de forma habitual u ocasional, sin que estas constituyan salario en dinero o en especie, pues estas sumas no están encaminados a retribuir el trabajo que éste realiza; esto se conoce como un “pacto de desalarización” y estos pagos no podrán exceder el 40% del total de la remuneración que recibe el trabajador[1].

Con respecto a estos pactos, la Corte Suprema de Justicia, en sentencia SL5159-2018, y reiterada en sentencia SL5146-2020, recordó que sólo pueden recaer sobre aquellos emolumentos que, pese a no compensar directamente el trabajo, en caso de no existir un pacto de exclusión salarial previo, podrían llegar a generar discusiones y confusión con respecto a su naturaleza, es decir, si constituyen o no salario. Tal es el caso de los auxilios extralegales de alimentación, habitación o vestuario, las primas de vacaciones o de navidad, entre otros. Así, el empleador tendrá la carga de demostrar que estos pagos, a pesar de ser regulares y/o habituales, no tienen como finalidad directa retribuir los servicios del trabajador ni enriquecer su patrimonio, sino que tienen una destinación diferente, como garantizar el cabal cumplimiento de las labores o cubrir determinadas necesidades. Esto es necesario debido a que el empleador no debe tener en cuenta estas sumas para el pago de aportes a seguridad social (pensión, salud, ARL), ni prestaciones sociales (primas, cesantías, intereses sobre las cesantías, dotación), pues la base para calcular estos pagos es únicamente la suma que sí constituye salario. Por lo tanto, en caso de que no logre probarse la existencia de un pacto de desalarización debidamente celebrado, el empleador estará obligado a pagar al trabajador, como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retardo en el pago de estos rubros (aportes y prestaciones) de acuerdo a lo estipulado en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo.

Consecuentemente, el pasado 23 de marzo, la Corte Suprema de Justicia analizó un recurso de casación contra una sentencia que condenaba a dos (2) compañías, de forma solidaria, por un pacto de desalarización que fue declarado ineficaz. Al respecto, sostuvo la Corte que aun cuando la trabajadora accedió a firmar este acuerdo de forma libre, no es posible excluir de su salario ningún rubro que, por su naturaleza, esencia y finalidad, tenga carácter salarial, más aún si el empleador no puede demostrar que estos rubros no tienen la finalidad de retribuir las labores realizadas por la trabajadora. Es decir, el empleador quiso excluir mediante un pacto de desalarización, rubros que sí eran constitutivos de salario pues remuneraban el trabajo prestado por la trabajadora. Adicionalmente, la Corte recordó que, en estos casos, los trabajadores deben iniciar la demanda dentro de los 24 meses siguientes a la terminación del contrato de trabajo. De lo contrario, no surgirá el derecho de los trabajadores a la indemnización moratoria contemplada en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo y, sólo podrán exigir el pago de los intereses moratorios generados a partir de la terminación del contrato.

Para el caso concreto, la trabajadora había laborado con una compañía por 13 años mediante contrato a término indefinido, tiempo tras el cual se le notificó que el empleador sería sustituido por otra compañía. Sin embargo, antes de que se efectuara esta sustitución, la trabajadora había suscrito una cláusula mediante la cual se le otorgaría una remuneración mensual más un “beneficio no salarial” que no sería tenido en cuenta como base para liquidar prestaciones sociales y aportes al sistema de seguridad social. Esta cláusula, a pesar de la sustitución de empleador, estuvo vigente hasta el momento de la terminación del contrato. Al respecto, la Corte recordó que el numeral 1 del artículo 69 del Código Sustantivo del Trabajo establece que, en casos de sustitución del empleador, el antiguo y el nuevo empleador responden solidariamente por las obligaciones que a la fecha de la sustitución sean exigibles al primer empleador. Es por lo anterior que la determinación del juez de segunda instancia de declarar a ambas empresas solidariamente responsables y ordenarles el pago de los rubros adeudados y de los intereses moratorios fue correcta, razón por la cual la Corte resolvió no casar la sentencia y confirmar el fallo.

En BéndiksenLaw podemos ayudarlo a redactar, revisar y modificar los contratos laborales de sus trabajadores para asegurar el total cumplimiento a las disposiciones normativas en materia laboral. También podemos resolver todas sus dudas frente a este o cualquier otro tema de naturaleza laboral. Contáctenos.

[1] Consejo de Estado, Sección Cuarta, Expediente No. 05001-23-33-000-2016-02496-01(25185) de 9 de diciembre de 2021, C.P. Dr. Milton Chaves García.